Bundel de krachten

Hazel weet dat ze van nature moeilijk neen zegt. Ze antwoordt vaak ‘ja’ op een vraag, niet altijd omwille van de inhoud, maar om mensen te helpen. Dat leidde tot een overvol takenpakket. De ervaring van de job, aangevuld met coaching, hielp haar om een kader te ontwikkelen: welke taken horen echt bij communicatie, en welke niet?

Om balans te vinden in haar takenpakket stelde Hazel een team samen van collega’s uit verschillende diensten.Samen keken ze naar de krachten en talenten van ieder teamlid om op basis daarvan enkele taken te verdelen. Zo konden bepaalde operationele taken die eerst bij haar lagen, herverdeeld worden naar andere mensen die er energie uit halen.

Hazel haar denkwijze hierbij is: “Waar ligt de kracht van de mensen en hoe kunnen we dat zo mooi mogelijk op elkaar laten aansluiten zodat het het geheel versterkt”

Waar ligt de kracht van de mensen en hoe kunnen we dat zo mooi mogelijk op elkaar laten aansluiten zodat het het geheel versterkt?

Van operationeel naar strategisch

Met de steun van het team kon Hazel haar rol meer beleidsmatig en strategisch aanpakken. In 2020 werd een vierjarig actieplan opgesteld, gebaseerd op interne en externe bevragingen. Deze bevragingen gaven waardevolle inzichten. Soms bleek de visie van collega’s intern te verschillen van die van een externe doelgroep, en net door die verschillen samen te brengen kon het communicatiebeleid sterker vorm krijgen.

Gaandeweg schakelden ze over naar een tweejarig actieplan. In een sector waarin trends razendsnel veranderen, geeft dit de nodige flexibiliteit. Het zorgt er ook voor dat Hazel makkelijker nee kan zeggen: het plan biedt houvast, een afgebakend kader, en duidelijke prioriteiten.

Een les uit Canva

Desondanks kan niet alles van de eerste keer perfect verlopen. Zo werd Canva bij de collega’s in de organisatie op korte tijd zeer populair. Hoewel Hazel aarzelde om dit op te nemen als iets dat Arktos officieel gebruikte, besloot ze toch mee te stappen op de trein die al vertrokken was. Elke afdeling kreeg toegang en sjablonen, maar door de grootheid van de organisatie leidde dit tot een wildgroei en een te drukke communicatiestijl. Uit bevragingen bleek dit ook extern op te vallen.

Dat niet alles van de eerste keer lukt, toont vooral dat nee zeggen een groeiproces is. Hazel blijft van nature een ja-zegger, maar ze bewijst dat je ook dan kan leren om grenzen te trekken en toch in verbinding te blijven met je collega’s. 

Enkele tips om hieruit mee te nemen voor alle ja-zeggers onder ons:

• Leer nee zeggen door je takenpakket actief af te bakenen en te focussen op wat echt bij communicatie hoort.
• Richt een werkgroep op en verdeel operationele taken op basis van de talenten en energie van je collega’s.
• Laat onderzoek en bevragingen je beleid sturen: het maakt keuzes beter onderbouwd en makkelijker verdedigbaar.
• Werk met een actieplan dat voldoende flexibel is, zodat je kan inspelen op nieuwe trends en noden.
• Wees niet bang om fouten of gemiste kansen te erkennen, maar leer eruit en stuur bij waar nodig.