Een team van generalisten met focus

De communicatiedienst van gemeente Oudsbergen bestaat uit vier personen: Ian als diensthoofd en drie communicatiedeskundigen. Hoewel de dienst officieel Communicatie en Participatie heet, ligt de focus vooral op communicatie. Participatie neemt minder dan een kwart van de tijd in beslag.

De taken zijn verdeeld volgens beleidsdomeinen, of clusters. Elke communicatiedeskundige is verantwoordelijk voor één of meerdere domeinen, zoals mobiliteit en ruimtelijke projecten, welzijn of vrije tijd. Die verdeling is duidelijk afgelijnd. Tegelijk wordt er bewust ingezet op generalisten: teamleden kunnen elkaars taken overnemen wanneer nodig.

Ook per communicatiekanaal is er een verdeling, maar minder strikt. Voor elk kanaal is er een trekker die het proces bewaakt en resultaten opvolgt, terwijl de contentcreatie een gedeelde verantwoordelijkheid blijft. Zo ontstaat een team dat flexibel is én eigenaarschap opneemt.

Denken én doen

Een bewuste keuze binnen Oudsbergen is om communicatieprofessionals niet alleen uitvoerend te laten werken. Elk teamlid krijgt ook een strategische rol. Communicatiedeskundigen ontwikkelen zelf verbetervoorstellen en strategische communicatieplannen voor hun domeinen.

Die aanpak ziet Ian in de toekomst alleen maar groeien. De communicatiedienst evolueert steeds meer van uitvoerder naar strategische partner, wat ook noodzakelijk is om in te spelen op de toenemende verwachtingen van inwoners.

De rol van het diensthoofd

Ian bekleedt de rol van diensthoofd sinds ongeveer een jaar. Naast de strategische aansturing van het team is hij zelf verantwoordelijk voor een aantal specifieke domeinen, zoals perscommunicatie, crisiscommunicatie (D5) en citymarketing.

Zijn focus ligt vooral op grotere communicatievraagstukken: hoe bereik je jongeren, hoe vertel je het verhaal van het meerjarenplan op een begrijpelijke en aantrekkelijke manier, en hoe zorg je ervoor dat inwoners ook op langere termijn weten waar de gemeente naartoe werkt? Ian bewaakt het overzicht en zorgt ervoor dat het team focust op wat echt relevant is.

Een positieve werkcultuur als fundament

Voor Ian is een positieve werkcultuur het allerbelangrijkste. Een omgeving waarin mensen zichzelf kunnen zijn, zich goed voelen en gemotiveerd zijn, leidt volgens hem vanzelf tot betere resultaten. Die cultuur bouwt hij op door zelf het goede voorbeeld te geven.

Luisteren speelt daarin een centrale rol: luisteren naar inwoners, maar ook naar collega’s binnen de organisatie. Binnen het team staan openheid, eerlijkheid en vertrouwen centraal. Het doel is om blindelings op elkaar te kunnen rekenen.

“Als mensen zichzelf kunnen zijn en zich goed voelen, zijn ze meestal gemotiveerd en volgen de resultaten bijna vanzelf.” – Ian

Structuur en ruimte voor experiment

Een concrete manier om die cultuur te ondersteunen, zijn zinvolle teamvergaderingen. Die starten altijd met iets positiefs, verlopen efficiënt en duren nooit langer dan anderhalf uur. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en gaat het team gemotiveerd weer aan de slag.

Daarnaast werkt Ian met een duidelijke visie, zowel op korte als op lange termijn. Kwartaaldoelen zorgen voor focus en concrete resultaten. Door regelmatig te evalueren wat goed liep en wat beter kan, groeit het team continu.

Tegelijk krijgen medewerkers ruimte om te experimenteren en fouten te maken. Micromanagement wordt bewust vermeden. Vrijheid gaat wel samen met verantwoordelijkheid en verantwoording, niet om te bestraffen, maar om samen te leren.

De uitdaging van compromissen

Een van de grootste uitdagingen als diensthoofd is volgens Ian een gulden middenweg vinden. Communicatie is een vakgebied waar iedereen een mening over heeft, vaak gebaseerd op buikgevoel. Als professional probeer je te redeneren vanuit expertise, ervaring en cijfers.

Het is niet altijd eenvoudig om je neer te leggen bij beslissingen die niet volledig stroken met je professionele inzichten. Toch erkent Ian dat er zelfs in die situaties vooruitgang wordt geboekt, ook al voelt die soms klein aan.

Leiderschap vraagt om luisteren

Voor Ian zijn luisteren en empathie de belangrijkste eigenschappen van een diensthoofd. Een voorbeeld daarvan is hoe het team omging met ontevreden buurtbewoners over communicatie bij wegenwerken. Door in gesprek te gaan en echt te luisteren, werd de aanpak bij toekomstige projecten bijgestuurd.

Als diensthoofd moet je daarin het voortouw nemen. Pas als je zelf luistert, kan je verwachten dat je team dat ook doet.

De communicatiedienst van de toekomst

Ian ziet de communicatiedienst verder evolueren naar een strategische en coachende rol. Nieuwe verwachtingen, zoals gepersonaliseerde communicatie en AI-toepassingen, vragen tijd en reflectie. Dat kan alleen als de dienst niet volledig opgeslorpt wordt door uitvoerend werk.

Daarnaast wil hij inzetten op een coachingrol voor de hele organisatie. Communicatie wordt steeds meer een collectieve verantwoordelijkheid. Door collega’s te ondersteunen met opleidingen en advies, groeit de organisatie als geheel in communicatieve kracht.

Enkele tips voor wie een communicatiedienst aanstuurt

• Combineer strategisch denken met uitvoerende voeling op het terrein.
• Geef medewerkers vertrouwen, ruimte en verantwoordelijkheid.
• Investeer in een positieve werkcultuur en zinvolle overlegmomenten.
• Durf te experimenteren en zie fouten als leerkansen.
• Blijf luisteren naar inwoners, collega’s en je team.
• Werk toe naar een collectief communicatieve organisatie waar communicatie een gedeelde verantwoordelijkheid is.