Van communicatieteam naar eenpersoonsdienst

Anneleen werkte voordien in een communicatieteam bij Gemeente Oostkamp, waar ideeën uitwisselen, taken verdelen en samen projecten uitwerken dagelijkse kost waren. De overstap naar de Vlaamse Ombudsdienst betekende een grote verandering: plots stond ze er alleen voor, zonder directe communicatiecollega’s en met de volledige eindverantwoordelijkheid op haar schouders.

Die omschakeling was wennen. Alle facetten van communicatie, van strategie tot uitvoering, kwamen op haar bord terecht. “In theorie moet je alles kennen en kunnen”, vertelt ze. Tegelijk ervaart ze het ook als een boeiende uitdaging. Met twintig jaar ervaring in verschillende communicatiedomeinen kan ze vandaag putten uit een brede expertise en is ze geëvolueerd van specialist naar generalist.

Geduld als sleutel tot verandering

Een van de grootste lessen die Anneleen leerde, is het belang van geduld. Binnen de organisatie was er bij haar start nog geen sterk ontwikkelde communicatiereflex, wat soms voor frustraties zorgde. In plaats van alles snel te willen veranderen, koos ze ervoor om stap voor stap te werken en collega’s geleidelijk mee te nemen in het belang van communicatie.

Die aanpak vertaalt zich in kleine, maar doordachte acties. Zo maakte ze van communicatie een vast agendapunt op het wekelijkse teamoverleg. Ze licht toe waar ze mee bezig is, in welke kanalen de organisatie zichtbaar was en welke acties op de planning staan. Tegelijk nodigt ze collega’s uit om input te geven en nieuwswaardige informatie te delen.

“Het is oké dat niet iedereen meteen mee is. Kijk naar de stappen die je al gezet hebt en bouw daarop verder.” – Anneleen

Communicatie als een gedeelde verantwoordelijkheid

Naast het teamoverleg zet Anneleen ook het interne communicatiekanaal Teams actief in. Ze deelt er artikels, updates en persvragen, en betrekt inhoudelijke collega’s bewust bij perscommunicatie. Niet alleen omdat zij de expertise hebben, maar ook om hen te laten ervaren wat perswerking inhoudt. Dat versterkt de samenwerking en zorgt ervoor dat communicatie niet als iets geïsoleerd wordt gezien, maar als een gedeelde verantwoordelijkheid.

Door bewust te kiezen voor kleine stappen vermijdt ze weerstand en groeit het draagvlak binnen de organisatie op een natuurlijke manier.

Een netwerk als reddingsboei

Het gemis aan communicatiecollega’s vangt Anneleen deels op met AI, dat voor haar fungeert als een soort virtuele collega. Ze gebruikt het dagelijks om teksten na te lezen, ideeën uit te werken of te sparren over strategieën.

Maar minstens even belangrijk is het externe netwerk dat ze uitbouwde. Ze zocht actief contact met communicatiecollega’s bij andere instellingen, volgt opleidingen en congressen, en maakt gebruik van online leerplatformen. Daarnaast is ze actief in de werkgroep communicatie van ombudsman.be, een netwerk van Belgische ombudsdiensten. Die groep van gelijkgestemden geeft haar energie, herkenning en een vangnet voor communicatievragen.

De grootste uitdaging: helder communiceren

Vandaag ziet Anneleen vooral een strategische uitdaging in efficiëntie en werkdruk. De Vlaamse Ombudsdienst krijgt veel vragen en klachten waarvoor ze niet bevoegd is. Dat vraagt extra doorverwijzingen en werk.

De communicatieve opdracht is complex: uitleggen wat de dienst wel en niet doet, wat het verschil is tussen eerste en tweede lijn, en duidelijk maken dat de Ombudsdienst geen rechter is. De uitdaging ligt in het ontwikkelen van heldere, laagdrempelige communicatie die tegelijk de verwachtingen van burgers correct managet.

Enkele tips voor communicatieprofessionals die er alleen voor staan:

• Werk stap voor stap: stel prioriteiten, bepaal wat haalbaar is en betrek je leidinggevende goed bij je keuzes.
• Aanvaard dat niet alles tegelijk kan en dat verandering tijd vraagt.
• Bouw actief een extern netwerk uit met communicatiecollega’s. Volg opleidingen en zoek de juiste communities.
• Gebruik AI als ondersteunende tool, maar blijf inzetten op menselijk contact en uitwisseling.
• Blijf leren en over het muurtje kijken: als éénpersoonsdienst is dat vaak een noodzaak.