Eerst intern, dan extern

Eline neemt ons mee terug naar het moment waarop zij begon als enige communicatiemedewerker bij Politiezone Oostende, en in een sector die ze niet kende. Als sterke verdediger van het interne verhaal, trok ze in de eerste maanden letterlijk de organisatie in: ze liep mee met verschillende diensten, volgde een nachtinterventie en fietste mee met de wijkwerker. Zo stond ze tussen de mensen, leerde ze collega’s en hun werking van dichtbij kennen en bouwde ze vertrouwen op, een aanpak die ze tot op vandaag doorzet. Dat vertrouwen is een belangrijk fundament waar ze op kon voortbouwen.

In een volgende stap stelde Eline een communicatie-analyse op. Met een gestandaardiseerde vragenlijst ging ze langs bij leidinggevenden om in kaart te brengen hoe er binnen de organisatie gecommuniceerd werd, welke noden er leefden en welke verwachtingen er waren. De inzichten vormden de basis voor een sterk communicatiebeleid. Eline vertrok daarbij opnieuw bewust vanuit de interne communicatie: pas wanneer de fundamenten intern stevig staan, kan je extern krachtig naar buiten treden.

Een organisatie kan maar zo groot, zo goed, en zo authentiek worden of zijn als het gedragen wordt door de medewerkers – Eline Goeminne

Met twee is altijd leuker dan alleen

Dankzij haar inspanningen om de communicatie goed in kaart te brengen en een stevige basis te leggen, groeide het belang van de communicatiedienst snel. Het vele werk dat daardoor op de dienst belandde en de goede interne connecties die Eline had opgebouwd, maakten duidelijk dat versterking nodig was. De eerste stap was een stagiair inschakelen. Dat bracht meteen verlichting én hielp aantonen hoe nuttig extra handen zijn.

Vervolgens kon de communicatiedienst uitbreiden met een bijkomende collega. Dat betekende een grote sprong vooruit. Niet alleen de werklast daalde, de collega bracht ook nieuwe invalshoeken, frisse ideeën en een andere aanpak mee. Bovendien is het bijzonder waardevol een sparringpartner naast je te hebben.

Altijd aanspreekbaar

Ook vandaag blijven Eline en haar collega werken aan sterke communicatie. Door als communicatiedienst nieuwe medewerkers te verwelkomen en altijd aanspreekbaar te zijn voor de collega’s, zetten ze hun positie als communicatiedienst kracht bij.

Enkele tips om mee te nemen uit Eline haar verhaal:

• Leer je collega’s en de algemene werking van je organisatie van dichtbij kennen. Dit schept vertrouwen, wat een belangrijk fundament is om op voort te bouwen.
• Bouw een sterk, coherent verhaal op vanuit interne communicatie om deze naar buiten te kunnen dragen.
• Definieer goed de rol en waarden van je communicatiedienst, en link het aan de visie van je management/organisatie. Dit zorgt ervoor dat je als communicatiedienst je eigen grenzen kan stellen en afstand kan nemen van het vooroordeel dat ‘alles communicatie is’.
• Creëer als communicatiedienst een open-deur-mentaliteit en lobby bewust om communicatie hoog op de agenda te houden.
• Ondersteuning is een grote troef, niet alleen via extra medewerkers maar ook met stagiaires en jobstudenten.