Uitdaging 1: Hoe bewaak je de balans tussen communicatie en ‘al de rest’?

Het is een herkenbaar spanningsveld voor veel communicatiejobs: naast je communicatieopdrachten komen er ook praktische, IT-gerelateerde, administratieve of zelfs logistieke taken op je bord. Waarop focus je dan?

Een goede eerste stap is om letterlijk in kaart te brengen wat wél en níét tot jouw rol behoort en wat collega’s eventueel kunnen overnemen. In plaats van alles zelf te doen, heeft Jasmijn bijvoorbeeld een vrijwilliger die haar ondersteunt bij het beheren van haar IT-pakket, zodat zij de balans met haar communicatie-pakket kan behouden. Door dat onderscheid expliciet te maken, creëer je duidelijkheid én ruimte. Ga hiervoor eventueel in gesprek met je bestuur of leidinggevenden over de rol van communicatie binnen de organisatie. Wat verwachten zij en wat is ervoor nodig om die verwachtingen waar te maken? Zo’n gesprek creëert realistische afspraken, prioriteiten en duidelijkheid voor jezelf in een  éénpersoonscommunicatiedienst.

In plaats van ‘manusje van alles’ plaats je jezelf dus meer in een coördinerende, adviserende rol. Zeker als communicatie gecombineerd wordt met andere domeinen zoals IT, is zo’n rolverdeling beter dan alles zelf proberen te doen. Leren delegeren is dus de kernboodschap, zolang jij het overzicht bewaakt.

Uitdaging 2: Hoe stel je prioriteiten? Hoe bepaal je wat je wel en niet communiceert?

Als communicatiemedewerker is het verleidelijk om overal meteen op te springen. Een collega vraagt een flyer of een post op sociale media? Jij maakt het. Maar zonder duidelijk communicatiebeleid kan het moeilijk zijn om te bepalen of die actie wel bijdraagt aan de communicatiedoelen van je organisatie. Door zo’n beleid uit te werken, kan je richting geven aan je acties en kun je gemakkelijker bepalen of een verzoek past binnen de bredere strategie. Een handige tip is om een contentplanning te maken, zo voorkom je dat je ad hoc taken oppakt die je eigenlijk niet hoeft te doen. Toch is het belangrijk om ook ruimte te houden voor onverwachte verzoeken, want niet alles kan of moet strategisch ingepland worden.

Maar niet alles is automatisch een communicatietaak en niet elk probleem los je op met communicatie. Kijk eens kritisch naar het probleem achter de vraag. Als bijvoorbeeld de inschrijvingen voor een evenement laag zijn, ligt de oplossing niet altijd in extra promotie of meer zichtbaarheid creëren. Het kan zijn dat het probleem ergens anders ligt, zoals de toegankelijkheid van de locatie of een ingewikkeld inschrijvingsproces. In zulke gevallen helpt het om eerst te analyseren waar het echt misloopt, voordat je communicatie inzet als de oplossing.

Om het overzicht te behouden, helpt het om communicatie structureel in te plannen in overlegmomenten. Je bespreekt er wat er verwacht wordt van het communicatiebeleid en wat er echt nodig is. Dat maakt het gemakkelijker om prioriteiten te stellen en je voorkomt dat je alles automatisch zelf opneemt.

Uitdaging 3: Hoe betrek je collega’s als je er alleen voor staat?

Ook in de éénpersoonscommunicatiedienst hoef je niet alles alleen te doen. Een tip die je kan toepassen is werken met werkgroepen om zo je collega’s uit andere diensten te betrekken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een contentteam dat mee input levert. Jij behoudt het overzicht en coördineert, zij zorgen voor inhoudelijke steun.

Daarnaast kan AI vandaag fungeren als een extra communicatiecollega. Je kan de tool gebruiken als gesprekspartner of strategisch laten meedenken. Blijf zeker wel kritisch, want goede prompts maken is niet evident en een vaardigheid op zich.

Betrek je collega’s ook door hen de impact van communicatie te tonen. Wanneer ze zien welk effect een goede post of campagne heeft, groeit het begrip én de bereidheid om mee te werken. Zo wordt communicatie steeds meer een gedeelde verantwoordelijkheid.

Op lange termijn versterk je je werking door anderen mee te nemen in het communicatieverhaal. Wanneer blijkt dat dezelfde soort vragen of problemen regelmatig terugkomen, bijvoorbeeld rond het gebruik van Canva, nieuwsbrieven of interne berichten, loont het om daar proactief op in te spelen. Een korte training of workshop organiseren kan ervoor zorgen dat collega’s zelfstandig aan de slag kunnen. In de toekomst zullen jouw collega’s jou dan kunnen bijstaan voor allerlei communicatietaken.

Kortom: je hoeft niet alles zelf te doen, maar je moet wel goed weten wat er van communicatie verwacht wordt, waar het nodig is en hoe je anderen mee verantwoordelijk maakt.

Een éénpersoonscommunicatiedienst kan best pittig zijn, maar biedt tegelijk ook veel kansen. Je krijgt de vrijheid om te experimenteren, de kans om je stempel te drukken op het beleid en de mogelijkheid om een coachende rol op te nemen. Door taken slim te verdelen en anderen te betrekken, hoeft je solorol geen last te zijn. Zoek contact met vakgenoten (zoals via Kortom), wissel ervaringen uit en vier je successen!