Hoe houd je het hoofd koel op een 1-persoonscommunicatiedienst?
Hoe krijg je al het communicatiewerk rond als je de enige communicatiemedewerker bent in een organisatie? In de overheids- en socialprofitsector zijn er heel wat collega’s voor wie dit de dagelijkse uitdaging is. We gingen daarom luisteren naar de ervaringen van collega’s: Eline Goeminne (Politie Oostende), Evy Smets (Tessenderlo) en Tim Ghillemyn (Wervik) geven hun tips om het hoofd koel te houden op een 1-persoonscommunicatiedienst.
Durf ‘neen’ te zeggen
Het is niet makkelijk, maar wel noodzakelijk: soms moet je ‘neen’ zeggen. Anders wordt je to-do-lijstje te lang en dus onhaalbaar. Stel prioriteiten. Kwaliteit gaat boven kwantiteit: ‘neen’ zeggen tegen een bepaalde opdracht, komt een andere opdracht ten goede.
Je grenzen stellen kan op heel eenvoudige manieren: blokkeer bijvoorbeeld momenten in je agenda om te kunnen doorwerken aan bepaalde opdrachten. Of laat je computer op je werk liggen, zodat je niet in de verleiding komt om ’s avonds nog even je mails te checken.
Zoek bondgenoten
Je grenzen stellen is belangrijk om je job te kunnen volhouden. En daar kunnen anderen bij helpen. Kan je opdrachten uit handen geven? Probeer dan samen te werken met collega’s buiten je communicatiedienst. Zo kan je bijvoorbeeld (luiken van) je website laten beheren door collega’s. Of misschien wil iemand met een vlotte pen wel een tekst schrijven voor je nieuwsbrief. Voorzie daarnaast ook een back-up-medewerker: iemand die basisopdrachten, zoals sociale media, kan opvolgen wanneer jij geniet van een welverdiende vakantie.
Je kan ook externe professionals aanspreken: schakel eens een fotograaf in, zodat je de foto’s van een event kunt schrappen van je to-do-lijstje. Of werk samen met een grafisch ontwerper, zodat je je InDesign skills even kunt laten rusten.
Maak duidelijke afspraken
Samenwerken met collega’s buiten je dienst: allemaal goed en wel, maar hoe krijg je zoiets geregeld? Een goede planning is key. Een communicatieplan is je houvast om acties voor te bereiden en in te plannen. Hiervoor bestaan verschillende online tools. Maar misschien kan het ook helpen om een old school bord te gebruiken met post-its: zo kan een collega die even binnenspringt meteen zien wat er op het programma staat en zelf ideeën aanreiken.
Laat je inspireren
Je netwerk stopt niet in je organisatie. In je regio en sector vind je communicatiecollega’s die tegen dezelfde communicatieproblemen aanlopen. Je hoeft zelf niet het warm water uit te vinden: vaak kunnen collega’s in een gelijkaardige werksituatie inspirerende tips geven.
En last but not least: ga eens naar een opleiding om je kennis en expertise te versterken. Daar kan je ook connecteren met communicatiecollega’s die je kunnen inspireren met hun tips en ervaring.
Wil je meer tips om een 1-persoonscommunicatiedienst in goede banen te leiden? Lees het artikel in Kortompedia.
