Hoe stem je je communicatiekanalen af op je organisatiedoelen?
Hoe zorg je ervoor dat elk communicatiekanaal een duidelijke rol krijgt? Waarom is een website meer dan een digitaal visitekaartje? En hoe combineer je online communicatie met persoonlijk contact om echt impact te maken?
In de podcastaflevering "Pittige kruiden voor je communicatiemix" vertelt Bjorn Bryon, communicatieverantwoordelijke bij Brandweerzone Centrum, hoe de organisatie kiest voor een geïntegreerde communicatiemix. Een verhaal over gebruiksvriendelijke communicatie, doelgroepgericht denken en de kracht van menselijke interactie.
De website als fundament van je communicatie
Toen Brandweerzone Centrum in 2023 een nieuwe website ontwikkelde, stond één doel centraal: de website moest gemaakt worden voor de bezoeker. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar volgens Bjorn is dat niet altijd zo. Organisaties vertrekken nog te vaak vanuit hun eigen werking, terwijl bezoekers vooral snel een antwoord op hun vraag zoeken.
Daarom werd de website opgebouwd als het centrale informatiemoederschip van de organisatie. Complexe regelgeving werd omgezet naar heldere informatie en bezoekers vinden vandaag veel sneller wat ze zoeken. Dat zorgt niet alleen voor een betere gebruikerservaring, maar vermindert ook het aantal vragen en klachten waarmee collega's geconfronteerd worden.
Een goede website helpt dus niet alleen je bezoekers vooruit, maar ondersteunt ook je eigen organisatie. Collega's kunnen eenvoudig naar de juiste pagina verwijzen, waardoor informatie niet telkens opnieuw moet worden uitgelegd of opgezocht.
Werk samen over diensten heen
Diezelfde filosofie past de communicatiedienst ook toe bij employer branding. De communicatiedienst werkte actief samen met HR en recruitment. Niet alleen de vormgeving, maar ook de vacatureteksten werden grondig aangepakt. Abstracte functiebeschrijvingen maakten plaats voor informatie waar sollicitanten echt naar op zoek zijn: hoe ziet een eerste werkweek eruit, aan welke projecten werk je mee, wie worden je collega's en hoe ziet je werkplek eruit?
Volgens Bjorn ligt daar een belangrijke rol voor communicatieprofessionals. Zij kijken door de bril van de doelgroep en kunnen collega's helpen om informatie begrijpelijker, concreter en aantrekkelijker te maken.
Geef elk kanaal een duidelijke rol
Voor Brandweerzone Centrum heeft elk communicatiekanaal een eigen functie. De website blijft de centrale informatiebron, terwijl sociale media vooral dienen om verhalen te vertellen en mensen een blik achter de schermen te geven.
Facebook en Instagram tonen het menselijke gezicht van de brandweer. Medewerkers vertellen er hun eigen verhaal en actuele gebeurtenissen worden aangegrepen om meteen ook bruikbare preventietips te delen. LinkedIn wordt dan weer vooral ingezet voor employer branding, vacatures en beleidsmatige communicatie.
De kanalen staan niet los van elkaar. Wanneer een fietsbatterijbrand de actualiteit haalt, deelt de brandweer bijvoorbeeld meteen tips via sociale media en verwijst ze door naar uitgebreide informatie op de website. Zo versterken de verschillende kanalen elkaar in plaats van dezelfde boodschap te herhalen.
Investeer in je warmste doelgroep
Een opvallend onderdeel van de communicatiemix is de vacaturenieuwsbrief. Die ontstond eerder toevallig, maar groeide uit tot een bijzonder sterk kanaal.
Mensen die interesse hebben in een job bij de brandweer kunnen zich inschrijven en ontvangen automatisch nieuwe vacatures in hun mailbox. Ondertussen is het een blijvend groeiende mailinglijst met hoge openingspercentages. Bovendien zijn deze contacten niet afhankelijk van algoritmes op sociale media. Het gaat om mensen die zelf aangeven dat ze op de hoogte willen blijven.
Volgens Bjorn loont het om te investeren in een eigen publiek. Wie rechtstreeks met geïnteresseerden kan communiceren, bouwt aan een duurzaam communicatiekanaal dat volledig in eigen handen blijft.
Online en offline versterken elkaar
Hoewel Brandweerzone Centrum sterk inzet op digitale communicatie, gelooft Bjorn niet dat alles online opgelost kan worden. Sommige boodschappen hebben nu eenmaal meer impact wanneer je mensen persoonlijk ontmoet.
Dat blijkt bijvoorbeeld uit de huisbezoeken na een woningbrand. Brandweermedewerkers gaan kort na een incident langs bij buurtbewoners en bieden vrijblijvend een brandveiligheidscheck aan. Op dat moment hebben mensen de gevolgen van een brand van dichtbij gezien en staan ze veel meer open voor preventieadvies.
Diezelfde gedachte zat ook achter de Kortom-award-winnende- campagne ‘Het Vlam Gods'. Door zichtbaar aanwezig te zijn in de publieke ruimte bereikte de brandweer een doelgroep die ze via sociale media veel moeilijker had kunnen aanspreken. De campagne behaalde mooi de doelstelling: er waren duidelijk meer sollicitanten uit Gent en de eigen regio en ook opvallend meer vrouwelijke kandidaten.
Vertrek altijd vanuit je communicatiedoel
Kies je communicatiekanaal niet omdat het bestaat, maar omdat het past bij je doel. Een sterke communicatiemix ontstaat wanneer alle kanalen elkaar aanvullen en samen bijdragen aan hetzelfde doel. De website vormt daarbij het fundament, maar echte impact ontstaat pas wanneer digitale communicatie en persoonlijk contact elkaar versterken.
Enkele tips om een sterke communicatiemix uit te bouwen:
-
Bouw je website uit tot een centrale en gebruiksvriendelijke informatiebron.
-
Werk samen met andere diensten om communicatie beter af te stemmen op de noden van je doelgroep.
-
Geef elk communicatiekanaal een duidelijke rol en laat de verschillende kanalen elkaar versterken.
-
Investeer ook in eigen communicatiekanalen, zoals nieuwsbrieven, zodat je minder afhankelijk bent van algoritmes.
-
Vertrek altijd vanuit je communicatiedoel en kies daarna pas het juiste kanaal.
-
Neem persoonlijk contact ook op in je communicatiemix: online en offline communicatie vullen elkaar aan.
