Een communicatiedienst moet snel schakelen, goed op de hoogte zijn van alles wat er leeft in een organisatie en uiteraard heel wat kanalen beheren. Vaak komen daar ook nog eens ‘subkanalen’ bij, zoals een Facebookpagina van de bib, of een Instagrampagina van de vrijetijdsdienst. Het zijn uitdagingen die een communicatiedienst niet alleen kan dragen. Een antennemodel kan dan een interessante oplossing zijn.

Een duidelijke boodschap van communicatiecollega’s van Gemeente Bornem: wacht niet tot collega’s zelf voorstellen om mee te werken aan de communicatie. Durf ook medewerkers aan te spreken bij wie je sterke communicatieskills ziet. Zo kan je gericht communicatietalenten inzetten buiten je dienst.

In Bornem fungeren de collega’s van de communicatiedienst als ‘Commpanen’ (= communicatieadviseurs) die de antennes ondersteunen. Zo is elke Commpaan een vast aanspreekpunt voor bepaalde diensten. Dit maakt de werking overzichtelijk en het creëert ruimte om een vertrouwensband op te bouwen.

(Lees verder onder de foto.)

Om de communicatieantennes te ondersteunen en hun zelfstandigheid te stimuleren, organiseert de communicatiedienst jaarlijks antennedagen. Dit helpt om de werking bij te sturen en de antennes hun communicatieskills te blijven aanscherpen. Ook praktische tools zoals een schrijfstijlgids en templates in Canva helpen de collega’s buiten de dienst om opdrachten zelfstandig op te nemen en te werken volgens communicatiepijlers zoals duidelijke taal.

In Bornem ziet de communicatiedienst verschillende archetypes van communicatieantennes. Als je deze herkent, kan je beter inspelen op hun behoeften en mogelijkheden, zodat ze in hun kracht kunnen gaan staan als communicatieantenne. Enkele voorbeelden:

• De antenne tegen wil en dank: Deze antenne is iemand die er niet zelf voor heeft gekozen om een antenne te zijn. Het is eerder iemand die vanuit de dienst ‘afgevaardigd’ wordt om deze rol op te nemen. Hierbij is het belangrijk om niet te veel betrokkenheid of initiatief te verwachten en duidelijke prioriteiten te stellen. Ga eerder op regelmatige basis even langs om te horen wat er mogelijk is, in plaats van een lijst met to-do’s op te stellen. Leg zeker ook de nadruk op de dingen die deze antenne het fijnst vindt.
  
  
• De wat-je-zelf-doet-doe-je-beter-antenne: Bij deze antenne is het enthousiasme troef. Dit biedt veel mogelijkheden in de samenwerking met je communicatiedienst. Geef deze antenne voldoende ruimte om zelf ideeën te geven, en laat deze collega gerust opdrachten zelfstandig opnemen. Een regelmatige check-in met de Commpaan is natuurlijk wel belangrijk. Als communicatiedienst blijf je in de regiestoel zitten.
  
  
• De antenne die wel wil maar weinig kaas gegeten heeft van communicatie: Bij deze collega is het belangrijk om te onthouden dat alles begint met een engagement. Want de bereidheid om mee te willen werken is al ontzettend belangrijk. Probeer voldoende praktische tools aan te reiken om deze collega te ondersteunen. Blijf hiernaar verwijzen, zodat de tools zeker gebruikt worden, maar geef ook duidelijk erkenning voor de inzet van deze antenne.

Zie jij al collega’s de rol van een antenne opnemen? Begin dan met een goede voorbereiding. Collega’s buiten je dienst betrekken doe je niet van de ene op de andere dag. Het gaat om een continue denkoefening en tijdsinvestering om de werking vlot te laten verlopen. Ga daarom eerst na wat de mogelijkheden zijn vanuit je communicatiedienst. Kan je ondersteuning bieden aan antennes? Voor welke opdrachten verwacht je de inzet van hen? En nog belangrijker: wees realistisch. Een collectief communicatieve organisatie heeft tijd nodig om te groeien.

Benieuwd hoe je werk maakt van een collectief communicatieve organisatie? Lees de publicatie 'Collectief communicatief' van Eric Goubin. In hoofdstuk 4 kan je meer lezen over een antennewerking.