Ellen Soens en An-Sofie Claeys (Universiteit Gent) onderzochten de voorbije vijf jaar, met steun van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek Vlaanderen, hoe organisaties daarmee aan de slag kunnen. In dit artikel deelt Ellen Soens vijf praktische tips.

TIP 1: Een socialemediabeleid staat of valt met een gezonde werkomgeving

Negatief of schadelijk online gedrag van werknemers is vaak een symptoom van dieperliggende problemen in de organisatie. Een socialemediabeleid werkt daarom alleen als er een gezonde werkomgeving is én een sterke relatie bestaat tussen de organisatie en haar werknemers. Zonder die basis blijft het beleid een doekje voor het bloeden.

Om zo’n basis te creëren, moeten organisaties uiteraard goed worden bestuurd en doordachte HR-praktijken hanteren. Ook informele verbondenheid helpt: regelmatig een teambuilding of personeelsfeest organiseren kan al een verschil maken. Werknemers die zich goed voelen in hun organisatie, gedragen zich online vanzelf positiever.

Ook interne communicatie speelt een sleutelrol. Voorzie toegankelijke (eventueel anonieme) kanalen zodat medewerkers hun problemen of frustraties intern kunnen uiten. Toon hen dat meldingen serieus worden genomen en dat de organisatie er effectief mee aan de slag gaat. Zo verklein je de kans dat werknemers hun gal gaan spuwen via sociale media.

TIP 2: Beperk restricties tot het noodzakelijke

Uit angst voor misstappen zijn organisaties vaak geneigd om hun socialemediabeleid zeer restrictief op te stellen. Ze verbieden bijvoorbeeld het gebruik van bepaalde platformen op de werkvloer, of richten het beleid vooral op wat werknemers níét mogen doen.

Maar een te strikt of controlerend beleid werkt vaak averechts. Als werknemers het gevoel krijgen dat hun vrijheid of autonomie (onterecht) wordt ingeperkt, kan dat leiden tot weerstand. Soms worden ze dan net geneigd om te doen wat verboden is.

Beperk daarom de restricties tot wat strikt noodzakelijk is voor de goede werking van de organisatie. Denk aan logische richtlijnen zoals: “Deel nooit vertrouwelijke interne informatie op sociale media.” Zorg er ook voor dat werknemers begrijpen waarom bepaalde regels bestaan. Ze beschermen niet alleen de organisatie, maar voorkomen ook dat medewerkers zelf in de problemen komen. Een infosessie of training kan daarbij helpen.

TIP 3: Stimuleer ambassadeurschap, maar forceer niemand

In plaats van alleen te benadrukken wat niet mag, focust een socialemediabeleid dus idealiter op wat werknemers wél mogen doen. Denk aan concrete richtlijnen die aanzetten tot ambassadeurschap, zoals: “Sociale media zijn een ideale plek om te tonen dat je trots bent op onze organisatie en je werk. Je kan op je persoonlijke accounts bijvoorbeeld posten over bepaalde mijlpalen die je met je collega’s hebt bereikt, of een leuke foto delen van een personeelsactiviteit.”

Om werknemers een duwtje in de rug te geven, kan het ook helpen om leuke activiteiten te organiseren die spontaan deelbare content opleveren (bv. teambuildings, nieuwjaarsrecepties). Vaak zijn werknemers ook bereid om socialemediaberichten van de officiële bedrijfspagina’s te reposten, zeker als die gaan over vacatures of zaken waar ze trots op zijn (bv. duurzaamheidsinitiatieven).

Onthoud wel dat niet elke medewerker zich comfortabel voelt of gemotiveerd is om ambassadeur te zijn op sociale media. Voor sommige medewerkers (bv. in marketing of HR) voelt ambassadeurschap natuurlijk aan, terwijl anderen zich daar minder comfortabel bij voelen. Niemand mag zich verplicht voelen om werkgerelateerde content te posten of te delen, noch benadeeld worden als ze dat niet doen.

TIP 4: Verdedig niet alleen de belangen van de organisatie, maar ook die van de werknemer

Een goed socialemediabeleid houdt niet enkel rekening met de belangen van de organisatie, maar ook met die van de werknemers. Het posten van berichten over het werk, bijvoorbeeld op Facebook of LinkedIn, gebeurt vaak buiten de werkuren. Ook gesprekken in WhatsApp-groepen met collega’s blijven doorgaan tijdens weekends en vakanties. Daardoor wordt het voor werknemers vaak moeilijker om los te koppelen van het werk. Organisaties doen er dus goed aan om dit in de gaten te houden, en hun personeel bijvoorbeeld te adviseren om meldingen van chatgroepen te dempen tijdens vakanties — iets wat werknemers zelden uit zichzelf doen.

TIP 5: Er is geen one-size-fits-all aanpak

Elke organisatie is anders en heeft eigen redenen om een socialemediabeleid in te voeren. Een beleid moet daarom worden afgestemd op de specifieke noden van de organisatie, haar werknemers én haar klanten, cliënten of patiënten. Zo krijgen werknemers in bepaalde sectoren of beroepen te maken met zo’n gevoelige materie of contexten, dat het risico op online misstappen groter is. Denk aan de verzorgers van een woonzorgcentrum in Puurs die mensonterende foto’s deelden op Facebook, of de Antwerpse politieagenten die op WhatsApp discriminerende berichten uitwisselden over gedetineerden en collega’s. In organisaties als deze zijn strengere maatregelen, zoals een verbod op het delen of uitwisselen van patiënteninformatie, makkelijker te verantwoorden.

Met deze vijf tips heb je als communicatieprofessional een stevige basis om een socialemediabeleid te ontwikkelen dat werkt in de praktijk. Niet als een controle-instrument, maar als een ondersteunend kader dat zowel de organisatie als haar medewerkers vooruithelpt.

Dit artikel werd geschreven door Ellen Soens, voormalig onderzoeker aan Universiteit Gent en het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek Vlaanderen