De perfecte timing

Het idee om een Custom GPT op te bouwen kwam niet zomaar uit de lucht gevallen. “We kwamen op het idee toen we het hele merk van Stad Roeselare aan het herdenken waren. De duidelijke taal die we bij de stad nastreven is een onderdeel van ons merk. Ik heb in die periode ook een opleiding gevolgd over ChatGPT. Door de opties binnen ChatGPT te leren kennen, zag ik mogelijkheden om een soort ‘assistent’ te bouwen die op basis van onze huisstijl en tone-of-voice teksten kan aanleveren.”

“Om een sterke Custom GPT voor copywriting te ontwikkelen, moet je er ook taalregels in verwerken. Daarvoor bestaan er gelukkig heel wat vrij toegankelijke documenten, zoals richtlijnen van Wablieft. Ook rond inclusieve taal hebben we veel tips verzameld. Je hoeft het zelf niet allemaal uit te vinden, als je online rondkijkt kom je al heel ver.”

Niet blindelings kopiëren

Het woord ‘Coach’ is heel bewust gekozen in de naam. “Copy Coach Conny stelt vragen om een duidelijke richting te geven aan de prompt. Daardoor worden collega’s ook aangespoord om de opdracht in vraag te stellen en doelgroepgericht te denken. Het is dus niet gewoon een prompt schrijven en dan een finale tekst ontvangen. De collega wordt uitgedaagd om zelf kritisch te denken. Vragen zoals ‘Wie is je doelgroep?’ of ‘Voor welk kanaal wil je een tekst schrijven?’ worden standaard gesteld.”

Yoke benadrukt het belang van sterke communicatieskills bij de communicatieprofessional zelf. “Copy Coach Conny neemt je mee in het maakproces en daagt je uit om mee te denken over het eindresultaat. We raden ook elke collega aan om de tekst na te lezen. Want je mag de antwoorden niet zomaar blindelings kopiëren.”

“We mogen niet verwachten dat we de perfecte suggestie krijgen van AI”

Testen, testen en nog eens testen

“We hebben Copy Coach Conny al veel getest, dat gaan we ook blijven doen”, vertelt Yoke. “Vroeger kwam er al eens iets geks uit, dat gebeurt nu veel minder. De menselijke check is altijd nodig. Al is het maar omdat je merkt dat een verwoording niet past binnen een bepaalde context. Dat kan alleen een mens bepalen.”

“Toen we de Custom GPT net hadden opgebouwd hebben we eerst veel getest. En het was ook een voorwaarde dat de tool al goed werkte voor we het breed uitrolden. Op basis van de resultaten, stuurden we de basisprompt bij. In het begin was het voor Copy Coach Conny bijvoorbeeld niet duidelijk wat een bewonersbrief was. Dat hebben we dus eerst moeten definiëren. Die grotere aanpassingen liggen nu achter ons. Maar we mogen ook niet verwachten dat we de perfecte suggestie krijgen van AI.”

Een communicatie-assistent

Initieel was Copy Coach Conny bedoeld voor de communicatiedienst. Andere medewerkers worden ook opgeleid om correct met ChatGPT te kunnen werken. Tijdens deze opleidingen is Copy Coach Conny één van de praktijkvoorbeelden. “Daardoor krijgen we steeds vaker de vraag om ook te kunnen werken met deze Custom GPT. Intussen is het een virtuele collega geworden die op heel wat diensten gaat assisteren.”

“Copy Coach Conny is wel echt ontwikkeld voor communicatieprofessionals. Er zit veel informatie in over bijvoorbeeld kanalen, maar dat is niet relevant voor andere collega’s. We denken er nu dus over na om een afgeleide te maken die bijvoorbeeld ingezet kan worden om vragen en klachten van burgers te beantwoorden.”

Vraag het aan Conny

En de naam? Die werd zorgvuldig gekozen. “Voor deze Custom GPT kozen we bewust voor een naam die goed bleef hangen. Het begon eerst met de alliteratie ‘Copy Coach’. Maar we wilden er graag een naam aan geven. Daarvoor moesten we eerst goed nagaan of er niemand in de organisatie was met dezelfde naam, want die verwarring wilden we vermijden. We kwamen uiteindelijk uit bij Conny, en zo was onze virtuele collega geboren!”

Wil je zelf een Custom GPT opbouwen? Volg het stappenplan dat je kan vinden op Kortompedia.

Benieuwd hoe andere collega's aan de slag gaan met AI? Duik in deze voorbeelden.