naar top

Online (info)vergadering en participatie: tips, rollen en info

(Info)vergaderingen en participatiemomenten vinden steeds vaker online plaats. We bundelen hier interessante documenten en tips.

1. Rollen in een online (info)vergadering

Bij een online (info)vergadering komt er meer kijken dan bij een fysieke bijeenkomst. Zo is het moeilijker voor de spreker om ook de chat in de gaten te houden of polls te lanceren. En dan heb je nog eens het technisch aspect: audio, de juiste rechten aan de juiste persoon geven ... Het is daarom aangeraden om verschillende medewerkers in te zetten om de vergadering te ondersteunen.

Mogelijke rollen zijn:

Spreker

> Geeft de presentatie of de uitleg

> Deelt zijn/haar scherm

Organisator

> Plant de vergadering in

> Zorgt voor de uitnodiging voor de deelnemers en de link naar het online platform

> Volgt de deelnemerslijst op

> Laat deelnemers toe in de vergadering (als dat van toepassing is)

> Zorgt voor de opname en het verslag

Inhoudelijk moderator

> Volgt de chat op

> Monitort discussies/vragen

> Lanceert polls

Technisch moderator

> Helpt bij technische problemen (zowel van deelnemers als organisatoren)

> Geeft iedereen de juiste rechten

> Test op voorhand met de spreker (eventueel)

Opmerkingen:

  • Zorg ervoor dat er voor elke rol een medewerker is. Bij kleinere vergaderingen kan je overwegen om twee rollen te combineren. Bij heel grote vergadering kan je ook ontdubbelen.
  • De technisch moderator moet het programma goed kennen zodat hij/zij snel kan helpen bij problemen.

2. Tips voor online (info)vergaderingen

(Met dank aan Roeselare en Ichtegem)

  • Werk hybride. Bedenk alternatieven voor doelgroepen die je online moeilijker bereikt.
  • Houd het laagdrempelig. Kies een intu├»tieve vergaderingstool en liefst een waarvoor de deelnemers op voorhand niets moeten downloaden.
  • Overweeg om de deelnemers op voorhand vragen te laten insturen (zowel digitaal als op papier)
  • Schakel voor online participatie een externe moderator in
  • Maak de groepen niet te groot om dialoog tussen de deelnemers te stimuleren

3. Interessante artikels en documenten