naar top

Hoe overleef je een eenpersoonscommunicatiedienst?

Werk jij als enige communicatiemedewerker in jouw organisatie? Dan vroeg je je ongetwijfeld al af hoe je het allemaal rond krijgt. In september organiseerden wij de opleiding eenpersoonscommunicatiedienst. Lesgever Eric Goubin vroeg de deelnemers naar hún overlevingstips om de dienst alleen draaiende te houden. Laat je inspireren door hun antwoorden.

Sensibiliseer je collega's

Een tip die vaak terugkwam: sensibiliseer je collega’s. Krijg je een vraag om iets te doen, bijvoorbeeld een persbericht schrijven, een Facebookpost maken … Kaats die vraag dan meteen terug: “bezorg me een tekstje en een foto en ik ga ermee aan de slag.” Zo leer je de hele organisatie mee nadenken over communicatie.

Maak het je collega’s gemakkelijk en bezorg hun een sjabloon om in te vullen. Een sjabloon voor een nieuwsbericht bevat bijvoorbeeld een invulvakje voor de titel, inleiding, broodtekst, contactpersoon, foto en aangepaste tekst voor de website … Zo ontvang je alle input op dezelfde manier in je mailbox. Een voorbeeld van zo'n sjabloon vind je onderaan bij Downloads.

Het helpt ook om in je organisatie duidelijke afspraken te maken over communicatie: welke criteria bepalen de publicatie van een bericht in de nieuwsbrief, past een topic op Facebook of net niet …

Elke medewerker heeft een eigen idee over de aanpak van communicatie. Dat leidt vaak tot discussie over wat kan, wat mag, wat moet en wat niét kan. In 2019 stelde Kortom, samen met enkele communicatiemedewerkers, een inspiratienota met mogelijke afspraken samen. Deze nota werd geschreven op maat van lokale besturen, maar is ook een startpunt voor andere organisaties. Laat je inspireren, stel zelf afspraken voor jouw organisatie op en laat ze goedkeuren door je directie of diensthoofd.

Communicatiemedewerkers die alles alleen doen, worden overspoeld met vragen en taken. Kruip je snel in jouw bureau om alles rond te krijgen? Doe net het omgekeerde. Kom uit je kot en neem actief contact online of offline. Stap uit je bureau, loop rond in je organisatie, neem deel aan onlineoverleg, praat met collega’s … Zo ben je beter op de hoogte van wat er leeft in je organisatie.  

Schakel hulp in

Je hoeft het ook niet allemaal in je eentje te rooien. Schakel hulp in voor de taken die je makkelijk kan uitbesteden. Dacht je al eens na over een stagiair of jobstudent? Verschillende communicatiemedewerkers hebben hier goede ervaringen mee. Denk op voorhand goed na welke taken je zal geven, niet alles kan zomaar overgenomen worden.

Zijn er bepaalde opdrachten die je extern kan uitbesteden? Een deelnemer wilde niet langer zelf sukkelen met grafische software en werkt nu samen met een freelancer vormgever.

Ook een redactieraad kan je helpen. Verzamel collega’s uit verschillende diensten en laat ze mee nadenken over de communicatie. Je kan ook op zoek gaan naar medewerkers die feeling hebben voor communicatie. Kan een collega goed schrijven, fotograferen, filmen of monteren? Spreek hen aan en vraag om af en toe mee te werken.

Zoek een klankbord, eventueel zelfs buiten je organisatie. Iemand die je een idee kan voorleggen, een tekst laat lezen, of eens goed tegen kan ventileren. Hoorde je al van onze collegagroepen? We brengen regelmatig collega’s samen met een gelijkaardige communicatie-opdracht die ervaringen uitwisselen en elkaar inspireren. Zo hebben we een collegagroep voor communicatiemedewerkers die werken bij een politiezone, een ziekenhuis, streekintercommunale, of collega’s die werken rond interne communicatie. Per provincie is er ook een collegagroep voor de communicatiemedewerkers van de lokale besturen. Ga eens een kijkje nemen, misschien vind je daar wel een klankbord: www.kortom.be/activiteiten

Temper jezelf

Tijdens de opleiding eenpersooncommunicatiedienst blijkt telkens opnieuw hoe gedreven en enthousiast communicatiemedewerkers zijn. Sommige deelnemers vinden dat ze zichzelf soms moeten intomen.

Je hebt ongetwijfeld veel goede ideeën. Maar als je op elk voorstel een “ja, doe maar” krijgt, dan creëer je zelf extra werk. Daarom moet je nog niet alle voorstellen voor jezelf houden. Wees selectief: ga voor één of twee nieuwe experimenten per jaar en focus je daarop. Maak een lijstje met alle andere ideeën, daar kan je volgend jaar mee aan de slag.  

Ook gehoord van je collega’s die er alleen voorstaan:

Leer neen zeggen en relativeren. Trek het je minder aan als eens iets niet loopt zoals je zou willen en go with the flow.

Win tijd door slim te plannen

De deelnemers van de opleiding eenpersooncommunicatiedienst hadden ook enkele praktische tips voor jou:

  1. Zet blokken vast in je agenda. Zo word je minder gestoord en kan je eens goed doorwerken in plaats van ad hoc op allerlei vragen te springen. Werk af en toe thuis, in coronatijden is dat waarschijnlijk sowieso al het geval.
  2. Denk na over de agenda’s van je collega’s: zijn er dagen dat er veel mensen thuiswerken, veel vergaderingen hebben of een 4/5de dag hebben? Plan op die dagen zelf ook blokken in om geconcentreerd te kunnen werken.
  3. Zorg voor een goed to-dolijstje. Verzamel al je to do’s op één plaats, in plaats van én op papier, én in je mailbox én in een app. Kies wat voor jou het makkelijkst is. Trello is daarvoor een populaire tool.
  4. Neem de telefoon om een vraag te stellen of te beantwoorden. Je krijgt sneller een antwoord en je moet geen tijd investeren in een lange e-mail.
  5. Ga je op vakantie? Zet je afwezigheidsbericht een dag vroeger aan en een dag later uit. Zo vermijd je last minute vragen en heb je tijd om na je verlof je mailbox op te kuisen.

Dit waren de tips van de deelnemers zelf, wil je nog meer tips? Bekijk de webinar van collega Eric Goubin of lees dit artikel

Heb jij zelf nog een extra tip? Stuur hem door naar info@kortom.be