naar top

FAQ: hoe start ik met een website?

Een nieuwe website, hoe begin je eraan?  Het is een groot project waaraan vele mensen werken, met een grote rol weggelegd voor de communicatieverantwoordelijke. Deze FAQ overloopt de stappen die je zet om tot een nieuwe website te komen.

METEN > INFORMATIEARCHITECTUUR > SAMENWERKEN > EVALUEREN

Uiteraard kan je niet zonder een technische ontwikkelaar. Maar voor je aan dat deel begint, moet je (samen met collega’s en experten) over dingen nadenken, zoals het gebruikersonderzoek, informatiearchitectuur of functionaliteiten.

Dit overzicht helpt je alvast op weg, maar is niet exhaustief. Heb je een goede suggestie? Laat het ons weten, dan voegen we dit toe.

Deze FAQ als eerste hulp voor een sterk inhoudelijk bestek

Vele organisaties in onze sector moeten een aanbestedingsprocedure voor de website volgen. Wat moet daarin het dossier staan? Je kan dit overzicht als een checklist gebruiken: wat wil je doen, en wat moet je dus zeker vermelden? Dat is aan verwachtingsmanagement doen: hoe duidelijker je bent in je bestek, hoe beter firma’s kunnen inschatten wat jij nodig hebt. En hoe beter het resultaat.

Bij Downloads vind je ook enkele voorbeelden van bestekken. Het is aan jou om eruit te halen wat nuttig is voor jouw project.

FASE 1: METEN EN ANALYSEREN

Voor je begint, denk je na

Twee uitgangspunten voor een website

  1. Je maakt een website voor de bezoeker/de burger, niet voor jezelf.
  2. Een website is het informatiemoederschip van je organisatie, altijd beschikbaar en bereikbaar.

Een goede website vertrekt vanuit de noden en doelen van de gebruiker en is zo gemaakt dat de bezoeker gemakkelijk vindt wat hij/zij zoekt.

Ook staat een website staat niet alleen. De website is een belangrijk onderdeel van een on- en offline mediamix (denk aan: loketten, magazine, of sociale media). Al die media samen horen goed met elkaar in wisselwerking te staan en naar elkaar te verwijzen: zo krijg je een optimaal bereik en effectiviteit van je communicatie. De positie van de website in die mediamix is die van non-stop ‘informatiemoederschip. Hiervoor kan de gebruiker continu terecht voor gerichte, juiste, heldere informatie.

Volledig staat niet voor alles. Het geeft geen vrijkaart voor een website met 5000 pagina’s aan producten en documenten. Nogmaals: het gaat niet over wat een dienst belangrijk vindt, maar wat de noden zijn van de bezoeker.

Meten is weten

? Weet jij wat bezoekers op je site doen (of niet doen)? Ga na met Google Analytics of met je logfiles welke pagina’s het meest/minst worden bezocht, welke zoektermen worden ingetypt in de zoekfunctie van je website, …

? Wie zijn je bezoekers (leeftijd, afkomst, gender, …) en hoe komen die tot bij jou? Bewust, via advertenties, via social, systematisch, per toeval? 

?  Wil je een (uitgebreid) vooronderzoek doen? Een gebruikersonderzoek? Een tevredenheidsenquête? Gebruikerstesten? De resultaten van deze onderzoeken helpen je écht op weg: het zijn feiten waarop je terugvalt als je de informatiearchitectuur van je site maakt.

Online vind je hierover veel informatie terug, en er zijn gespecialiseerde firma’s die je hierbij kunnen helpen (mail/bel ons gerust voor referenties).

Uiteraard heb je als communicatieverantwoordelijke ook wel een goed zicht op wie je bezoekers van de website zijn en wat toptaken zijn. Maar met feiten kan je pas echt aan de slag.

👉  Dankzij deze kennis uit statistieken en onderzoeken bepaal je wat toptaken (wat je bezoekers het vaakst doen/zoeken op de site) en wat je kan schrappen.  

Het is belangrijke data om in een volgende fase je informatie/content op te bouwen.

Wat wíl je dat gebruikers doen op je website?

Wat je bezoekers doen, is één ding. Wat je wil dat ze doen, dat is een ander ding. Hier komen we aan bij de doelstellingen van je organisatie (beleidsdocumenten). Daarop moet je een klare kijk hebben.

Dan kan je de doel(en) voor de site bepalen: waarom maak je een website?  ‘Informeren’ en ‘mensen betrekken’ komen in de sector vaak voor. Ook nog: dienstverlening, productverkoop, imago, … .

Breng in kaart wat jij wil doen als communicatieverantwoordelijke: mailings versturen, inschrijvingen opvolgen, contentpagina’s beheren, een  ledendatabank aanleggen (misschien heb je wel nood aan een CRM-systeem, naast een CMS-systeem?), … .

3 tips:

  • Ga raad vragen bij experten en zoek voorbeelden bij collega-organisaties. De doelen van een gemeente in West-Vlaanderen zijn gelijkaardig aan een in Limburg. Hetzelfde geldt voor een zorginstelling.
  • Bekijk je interne processen: heb je al nagedacht hoe klantvriendelijk je intern processen zijn? Hoe vertaal je die naar digitale flows op je website?

?  Heb je al nagevraagd aan de collega’s met een baliefunctie welke vragen zij het vaakst krijgen?

FASE 2: INFORMATIE ARCHITECTUUR: WAT, WAAR EN VOOR WIE?

Je ontwikkelt geen zender-website. Een website is geen pushkanaal van nieuws of activiteiten (daarvoor zijn andere digitale en offline media een beter instrument).  

Als je een zicht hebt op:

  1. wie je gebruikers zijn
  2. waarnaar de gebruikers op zoek zijn
  3. welke content je wil delen

dan kan je die informatie opbouwen volgens de regels van informatiearchitectuur: correcte informatie, snel vindbaar via een vlotte navigatie.

Over die spelregels van informatie architectuur, ‘usability’ (gebruiksvriendelijkheid van dingen) en UX bestaan veel goede bronnen. Er zijn ook een pak bedrijven die je daarbij kunnen helpen (nogmaals: voor referenties, bel en/of mail ons).

Voor overheden: de interbestuurlijke Producten- en dienstencatalogus (iPDC) biedt een overzicht van de verschillende dienstverleningen van de lokale, Vlaamse en federale overheid in productfiches die je kan inbedden in je website (facultatief).

👉 Uit fase 1 en 2 kan een visienota voor een websitestrategie/contentstrategie voortvloeien. Wat staat daar in: de doelstellingen, de doelgroepen, basisprincipes, aandachtspunten en timing. Zo’n nota brengt duidelijkheid over wat je gaat doen, wie wat gaat doen (wie steek je in de werkgroep?) en wat het mag kosten.

Om geen eeuwigheid aan een website te werken is het handig een beperkte kerngroep in je organisatie samen te stellen, met onder andere communicatie en IT. Laat de visienota onderschrijven voor het bestuur, zodat je met je team snel kan schakelen.

Als de communicatiedienst verantwoordelijk is voor de content van de website, dan moet je ook beslissen of je centraal of decentraal gaat werken. Mogen diensten ook contentpagina’s beheren of doet de communicatiedienst dit?

Tip: als je met verschillende redacteurs werkt, denk aan spelregels voor webschrijven.

  • Als je jou bezoeker(s) kent, dan kan je ook beter voor hen schrijven. Helder, en volgens de regels van het web (vb. we lezen trager en hebben minder geduld). Ook bekijken we beelden anders dan op papier. Hoe goed zijn jouw webpagina’s hierop voorbereid?
  • Gebruik de taal van je doelgroep, zoals het juiste trefwoord. Mensen zoeken bijvoorbeeld even vaak op ‘reispas’ als ‘paspoort’ (onderzoeken welke termen gebruikers van je site gebruiken, helpt je – zie fase 1).
  • Train en ondersteun de redacteur(s). Collega’s die met het ‘antennemodel’ werken, zijn je al voorgegaan. Neem eens contact op!

FASE 3: SAMENWERKEN

Een website bouwen is teamwerk

Alle mensen die nodig zijn om dit project goed af te leveren, worden bij mekaar gebracht in een kernteam (zie fase 2). Aan tafel zitten mensen met vakkennis van verschillende deeldomeinen, zoals usability, informatiearchitectuur, navigatie, design, content management, webcare, serverbeheer, informatieveiligheid, service-modules, …

Dat is heel wat. Intern kan je niet alle kennis in huis hebben. Om een website te bouwen, hosten en onderhouden heb je een ontwikkelaar nodig. Die firma helpt ook om jullie visie om te zetten in functionaliteiten en je verder te begeleiden.

In deze stap van techniek en functionaliteiten heb je technici nodig en moet je ook kunnen bogen op de ervaring van je IT-dienst.

👉  Aan de slag: je start met de opmaak van het skelet van de website (hoe moet je website werken, wat moet waar staan, hoe gids je de bezoeker door de site) en van een blauwdruk van de soorten pagina’s.

Dit mag je niet vergeten:

  • In de eerste plaats wil je een degelijke website (met juiste informatie, op de juiste plaats) ontwikkelen vooraleer je aan toeters en bellen gaat denken. Maar durf verder te denken dan de behoeften op vandaag: wat met chatbots, een meldpunt, QR-codes, e-Governmentlinks, koppeling met databanken, webshop, een intranet?
  • Het design van de website: in de huisstijl, maar ook functioneel, toegankelijk en responsive of mobiel. Ook in dit veld bestaan veel goede bronnen over design principles.
  • Implementeren en opbouwen zijn cruciale fases, maar een goede (en betaalbare) support achteraf is even belangrijk. Neem dat mee in je bestek.
  • Hou rekening met verplichtingen voor je site zoals Vlaamse en federale decreten en Europese wetgeving (zoals toegankelijkheid en GDPR). Dat geldt niet alleen voor overheden, maar ook voor organisaties die gesubsidieerd worden.

👉 Vaak moeten organisaties ontwikkelaars aanschrijven in het kader van de wet op overheidsopdrachten. Voorbeelden van bestekken vind je bij ‘Downloads’. Er zijn ook andere mogelijkheden, zoals instappen in raamcontracten of samenwerken met andere organisaties.

Lanceren

Vooraleer je een campagne op gang trekt, vergeet niet de website in stilte te lanceren. Tijdens een soft launch test je/laat je testen en stuur je bij. Voor de hard launch zijn de eerste kinderziektes er uit.

Tip: als je de website lanceert of een nieuwe module toevoegt (zoals een afsprakenmodule), vergeet niet daarover te communiceren. Het gebeurt wel vaker dat een functionaliteit amper wordt gebruikt omdat mensen niet weten dat het bestaat.

FASE 4: EVALUEREN - EEN WEBSITE IS EEN PROCES

Een website is nooit af. De digitale wereld en het communicatievak evolueren snel. De noden van je bezoekers ook, en jouw organisatie blijft bovendien niet stilstaan. Zorg er dus voor bij de ontwikkeling van je website dat die voldoende flexibel is om een nieuwe module toe te voegen.

Blijf het gedrag van je bezoekers meten en blijf je website bijsturen aan de hand van die resultaten.

Volg ontwikkelingen in het communicatievak, user experience design en IT-sector op de voet. Denk maar aan chatbots, open/big data, het stijgende belang aan beeldcultuur, meertaligheid van je bezoekers, CRM, gepersonaliseerde marketing, SEO en SEA, … . Er is een hele wereld out there.

Blijf bij dankzij (het netwerk van) Kortom

Recent ontwikkelde websites:

Leesvoer

Auteur: Kortom vzw Publicatie datum: 2020