naar top

FAQ: hoe maak ik afspraken met mijn bestuur over communicatie?

Publieke communicatie heeft baat bij goede afspraken tussen de communicatiedienst en het bestuur. Een afsprakennota helpt om communicatie te structureren. Wij ontwikkelden een inspiratienota met mogelijke afspraken.

In organisaties is er vaak discussie over wat kan, wat mag, wat moet en wat niét kan in de communicatiewerking. Elke medewerker of mandataris heeft een eigen idee over de aanpak van communicatie. Een afsprakennota helpt om communicatie te structureren: Hoe ga je samen de communicatie richten (wat willen we bereiken?), inrichten (welke rolverdeling en welke initiatieven?) en stroomlijnen (hoe laten we dit allemaal geolied verlopen?).

Om te antwoorden op de vele vragen over afspraken ontwikkelde Kortom vzw een inspiratienota met mogelijke communicatieafspraken (hieronder bij Downloads).

Wat lees je verder op deze pagina?

Communicatie in verkiezingstijden

Vaak voelen communicatieverantwoordelijken een druk van politici op de communicatiekanalen en vervaagt de scheidingslijn tussen politieke communicatie en overheidscommunicatie. Dat is extra voelbaar in de periode voor verkiezingen. We maken de begrippen duidelijk: overheidscommunicatie gebeurt door overheidsdiensten en – medewerkers, het is vaak beleidscommunicatie over ‘beslist beleid’ en vertrekt vanuit een algemeen belang. Politieke communicatie is communicatie door politici over politieke ideeën en is van nature niet neutraal.

Bij de Vlaamse verkiezingen begint de sperperiode vier maanden voor de verkiezingen (wet van 19 mei 1994, art 5 §1). Voor alles wat Vlaanderen (en Vlaamse mandatarissen) is, kan je terecht op deze goede website van de Vlaamse overheid over communicatie voor- en tijdens de verkiezingsperiodehttps://overheid.vlaanderen.be/communicatie-tijdens-sperperiode-voor-verkiezingen 

Wat voor lokale mandatarissen geldt, is het bestuursdecreet (https://overheid.vlaanderen.be/communicatie-normen) dat zegt dat overheidscommunicatie altijd politiek neutraal moet zijn. Als er een mandataris in de overheidscommunicatie komt, moet dat ‘discreet’ gebeuren en ‘informatief relevant’ zijn. Natuurlijk ligt dat tijdens de sperperiode extra gevoelig als de mandataris ook opkomst voor de Vlaamse verkiezingen. Zich houden aan het protocolakkoord van Vlaanderen, ook al geldt het niet op lokaal niveau, zou een goed richtsnoer zijn. 

Communicatie in 'vredestijd': maak een afsprakennota

Minister Homans stuurde naar aanleiding van de lokale en provinciale verkiezingen in oktober 2018 een rondzendbrief waarin ze alle lokale besturen vraagt om in het jaar vóór de verkiezingen de nodige kiesheid aan de dag te leggen bij het gebruik van informatiebladen en sociale media. Deze officiële kanalen moeten de bevolking op een neutrale en objectieve wijze informeren, alle schijn van partijdigheid moeten geweerd worden. 

De communicatie van een overheid is gericht op het algemeen belang van de samenleving en wil burgers op een correcte, duidelijke en eerlijke manier informeren over het 'beslist beleid' en het 'beleid-in-ontwikkeling'. Burgers krijgen de ruimte om hun eigen mening te vormen.

Deze communicatie beperkt zich tot een evenwichtige weergave van feiten en opties en situeert deze keuzes in een breder geheel. De inhoud staat centraal, niet de betrokken politici of bestuursleden. Zo stimuleert de overheid de publieke discussie en publieksparticipatie.

In de ideale wereld wordt een afsprakennota opgemaakt met verschillende partners (en door de beleidsmakers goedgekeurd) bij het begin van een legislatuur of op een verkiezingsloos moment. Daarvoor krijge

Download: Kortom maakt een aanzet voor jouw afsprakennota

Om te antwoorden op de vele vragen over afspraken ontwikkelde Kortom vzw een inspiratienota met mogelijke communicatieafspraken (hieronder bij Downloads). Die afspraken komen niet zo maar uit de lucht vallen. Het is een bloemlezing van nuttige, bestaande afspraken bij lokale overheden. Maar opgelet: dit is geen ‘standaardreglement’. Elke organisatie heeft haar eigen context, historiek en gevoeligheden: communicatieafspraken zijn maatwerk.

Een oproep via de Kortomkanalen leidde tot een inventarisatie van afsprakennota’s bij 26 lokale en provinciale besturen. Op initiatief van Kortom en de Provincie Vlaams-Brabant gingen een twintigtal lokale communicatie-verantwoordelijken daarmee aan de slag. Ze formuleerden mogelijke basisafspraken voor onder meer de rollen van de communicatiedienst, de wisselwerking tussen gemeentediensten en politieke mandatarissen, omgaan met pers en sociale media,… .

Deze nota bundelt die afspraken. Zo krijg je een overzicht van afspraken die je in een organisatie verder ontwikkelt om het communicatiewerk consistenter, kwaliteitsvoller en effectiever te maken. Dat helpt bovendien om aanslepende discussies over ‘wie wat moet doen’ de wereld uit te helpen.

Laat je inspireren, en neem deze voorbeeld-afspraken mee als bouwpakket voor communicatieafspraken in je eigen organisatie. Kies de afspraken die wenselijk en haalbaar zijn, en schaaf ze bij om ze helemaal op maat van je eigen werkomgeving te schoeien.

Tenslotte: we hebben vanuit Kortom de intentie om deze inspiratienota regelmatig te updaten. Alle tips en ideeën stuur je naar Eric@Kortom.be .  

Interessante links en documenten

Hieronder vind je interessante links naar documenten en ervaringen die jou (of andere collega’s) kunnen helpen bij de opmaak van een redactiestatuut.

Vragen en antwoorden over afspraken in de Kortom-community:

Voorbeelddocumenten van andere organisaties: 

Heb je vragen over de sperperiode of wil je een afsprakennota delen met collega's? Contacteer ons gerust via 050 31 14 31 of info@kortom.be

Auteur: Kortom vzw Publicatie datum: 2018