Een mix van need-to-know en nice-to-know

Het belangrijkste interne kanaal voor Gretel is het extranet, gekoppeld aan een maandelijkse nieuwsbrief. Gretel zoekt telkens een evenwicht tussen need-to-know en nice-to-know. Er verschijnen zowel formele zaken, zoals nieuwe operationele procedures, als meer informele boodschappen, zoals de voorstelling van nieuwe collega’s, aankondigingen van geboortes of huwelijken, en informatie over activiteiten in de posten.

Mondeling blijft belangrijk

Omdat niet alle medewerkers een computer gebruiken, blijft mondelinge communicatie cruciaal. Gretel schetst hoe dit typisch is voor de brandweerzone: veel fysieke nabijheid, in tegenstelling tot de hybride werkplekken die elders de norm zijn geworden. Op jaarvergaderingen en via ploegoversten komt belangrijke info ook tot bij de brandweerlieden. Op die manier leiden ze het personeel naar de nieuwsbrief en het extranet.

Daarnaast maakt Gretel ook gebruik van de infoschermen in de brandweerposten. Die worden in de eerste plaats gebruikt om aan te geven welke interventies bezig zijn en met welke voertuigen. Maar ze worden evengoed ingezet om de belangrijkste berichten of activiteiten aan te kondigen. Ook posters met QR-codes werken goed om mensen over de streep te trekken of te herinneren aan sportevents en personeelsfeesten. Zo versterkt de mondelinge en visuele communicatie de digitale kanalen. 

Organisatiecultuur als stempel

Wat opvalt is hoe sterk de organisatiecultuur de interne communicatie bepaalt. Zo kan Gretel rekenen op de hulp van De Vriendenkring om de interne cohesie te versterken. De Vriendenkring is een vzw die bestaat uit actief personeel en gepensioneerden. Ze ondersteunt de operationele brandweerlieden en organiseert activiteiten voor het personeel. Die kan Gretel op haar beurt communiceren naar de bredere organisatie.

Gretel benadrukt: “Die wat meer familiaire en publieke activiteiten scheppen een gelegenheid om op een andere manier verbinding te krijgen.” Het type organisatie bepaalt dus heel duidelijk de toon en de vorm van de interne communicatie.

Enkele tips om je interne communicatie te laten sturen door je organisatiecultuur:

• Stem interne communicatie af op de cultuur van je organisatie: wat werkt in een brandweerzone, werkt niet noodzakelijk in een andere context.
• Combineer formele (need-to-know) met informele (nice-to-know) boodschappen om betrokkenheid en verbondenheid te vergroten.
• Zorg voor een mix van digitale en fysieke communicatie om zichtbaarheid te verhogen en bereik te verbreden. Gebruik daarnaast verschillende kanalen om iedereen te bereiken, ook medewerkers zonder pc: mondelinge communicatie, infoschermen en posters maken het verschil. Voorzie communicatie waar de medewerkers zijn.
• Verbind medewerkers via activiteiten en initiatieven die de organisatiecultuur versterken, ook buiten de strikte werkcontext. Steun eventueel op bestaande initiatieven of richt een werkgroep op van medewerkers die je daarin kunnen ondersteunen.
• Ondersteuning van een collega kan de interne communicatie verrijken met nieuwe ideeën en zorgt voor nieuwe mogelijkheden.