Ruimte om te experimenteren en te leren

Van teksten schrijven, nalezen en hervormen, over foto’s en video’s bewerken tot ideeën genereren voor content: AI heeft een duidelijke plek op de communicatiedienst van Maria Middelares. Toch gebeurde die integratie niet van de ene dag op de andere.

Een belangrijke actie die Catherine nam, was om AI een plaats te geven in het communicatiebeleidsplan. Dat was een eerste stap om AI-gebruik niet als losstaande experimenten te bekijken. “AI is er. We kunnen er niet omheen. Ik denk dat het heel belangrijk is om het te omarmen. En ik denk ook dat het heel veel mogelijkheden biedt,” zegt Catherine.

De actie in het beleidsplan creëert ook ruimte voor de dienst om te experimenteren. En dat is volgens Catherine de succesfactor. De communicatiecollega’s proberen bewust nieuwe tools uit, delen literatuur en tips, en laten zich inspireren via bronnen zoals de nieuwsbrief van Kortom. Binnen de dienst zijn er ook enthousiaste ‘ambassadeurs’ die collega’s enthousiasmeren en ondersteunen bij het gebruik van AI.

Die aanpak zorgt ervoor dat AI niet enkel “van bovenaf” wordt opgelegd, maar echt gedragen wordt in het team. Het ziekenhuis staat bovendien bekend om zijn innovatieve aanpak, en ook de CEO moedigt de communicatiedienst aan om vooruitstrevend te zijn. Dat vertrouwen creëert ademruimte om te leren.

Meer ruimte voor creativiteit 

Het grote voordeel van AI? De tijdwinst die het team behaalt. AI-tools nemen de repetitieve en tijdsintensieve opdrachten uit handen. Zo komt er meer ruimte vrij voor creatieve en verbindende taken. De communicatiedienst gebruikt de vrijgekomen tijd om de vloer op te gaan in de ziekenhuizen en meer in contact te treden met de medewerkers.

Balans tussen mens en machine

Een waardevol voordeel dus. Toch benadrukt Catherine dat het een kritische houding vraagt. Het is voor haar cruciaal dat AI complementair blijft. Zo moet de denkoefening altijd bij de communicatie-expert beginnen. Pas daarna komt AI in beeld, en ook dan moet de output zorgvuldig beoordeeld worden.

Daarnaast zijn er risico’s: gemakzucht, de kostprijs van tools en het aspect van data en privacy. Binnen Maria Middelares worden hierover beleidsmatige keuzes gemaakt, in overleg met de CEO en de DPO. Zo blijft de communicatiedienst verantwoordelijk voor kwaliteit, authenticiteit en aansluiting bij de doelgroep.

Ten slotte waakt ze er ook over dat AI geen verplichting wordt. Sommige collega’s gebruiken het om copy te helpen schrijven, andere halen net heel veel voldoening uit contentcreatie. AI mag de taak nooit volledig overnemen, anders verdwijnt ook het plezier uit de job.

AI als copiloot van de toekomst

Catherine hoopt dat AI in de toekomst nog meer kan fungeren als persoonlijke assistent. Ze droomt ervan onderweg naar het werk in de auto al een overzicht van haar dag te krijgen, of zelfs mails te kunnen beantwoorden.

Binnen het Copilot-traject dat nu loopt binnen Maria Middelares, ligt de focus vooral op administratieve ontlasting en tijdwinst. Voor Catherine mag er nog meer ruimte vrijkomen om zich te richten op wat écht waardevol is: creativiteit, strategie en verbinding.

Enkele tips om AI slim in te zetten binnen jouw organisatie:

• Integreer AI stap voor stap en strategisch: maak het onderdeel van je communicatiebeleidsplan.
• Zet AI complementair in: gebruik het als hulpmiddel, niet als vervanger van menselijk vakmanschap. Gebruik de tijdswinst die AI oplevert om meer creatieve en verbindende taken op te nemen.
• Werk met ‘ambassadeurs’ die collega’s enthousiasmeren en ondersteunen bij het gebruik van AI.
• Creëer ruimte om te experimenteren en nieuwsgierig te zijn, idealiter met vertrouwen vanuit het beleid.
• Maak duidelijke afspraken over risico’s, kostprijs en dataveiligheid voor je nieuwe tools inzet.