De interne communicatiemonitor: hoe organiseren Vlaamse bedrijven en organisaties hun interne communicatie? (2023)

De interne communicatiemonitor: hoe organiseren Vlaamse bedrijven en organisaties hun interne communicatie? (2023)

Hoe is de interne communicatie georganiseerd bij Vlaamse organisaties, overheidsinstellingen en bedrijven? Wat wensen communicatieverantwoordelijken te bereiken, wie maakt er werk van, hoe pakken ze dat aan, en welke uitdagingen stellen er zich? Dat waren de vragen die de Thomas More hogeschool als uitgangspunt namen voor de 'interne communicatiemonitor'. We zetten de conclusies op een rijtje.

Conclusie 1: Eigenaarschap en inzet voor interne communicatie zijn alsnog begrensd

Slechts 27% van organisaties en bedrijven heeft een min of meer volwaardige coördinator interne communicatie, 37% heeft er helemaal geen, en bij 35% is er iemand zonder die titel maar die in de praktijk die coördinatie van interne communicatie toch wel op zich neemt.

De personeelsinzet op interne communicatie is beperkt. Bij bijna de helft (48%) van de organisaties en bedrijven is minder dan 1 VTE actief met interne communicatie. Bij 29% gaat het om 1,1 tot 2 VTE. Doorgaans wordt dit takenpakket opgenomen door 1 tot 3 personen.

Conclusie 2: Interne communicatie wordt vooral aangepakt vanuit de communicatiedienst

Bij 61% van organisaties en bedrijven gebeurt de organisatie van de interne communicatie vanuit de communicatiedienst. Bij 20% neemt geen enkele dienst hierin het voortouw maar wordt hierover wel samengewerkt tussen de afdelingen. 

Conclusie 3: Gezocht en gevonden: ‘de gemiddelde medewerker interne communicatie’ 

De ‘gemiddelde’ medewerker interne communicatie is: 

  • … een vrouw (81%)
  • … van 40 jaar
  • … hoger opgeleid (99%)
  • … met een master diploma (64%)
  • … met een communicatie- of marketinggericht diploma (67%)
  • … met gemiddeld 11 tot 15 jaar ervaring als communicatieprofessional
  • … met 1 kans op 4 dat ze lid is van het management team 
  • … die in 44% van de gevallen ook andere verantwoordelijkheden en taken heeft dan communicatie

Conclusie 4: Er is nood aan het helder krijgen van intern communicatie’beleid’ 

  • 53% van de organisaties en bedrijven heeft géén heldere doelen voor wat ze wensen te bereiken met hun interne communicatie, 42% heeft die wel (en 5% weet het niet). Er zijn wel duidelijke doelen bij iets meer dan de helft (53%) van de ondernemingen en bij de andere dan lokale overheden.
  • 38% heeft een communicatieplan voor interne communicatie, de anderen hebben dit niet.
  • 57% beschikt over een nota met communicatieafspraken binnen de organisatie, 38% heeft dat nog niet.
  • De helft van de organisaties en bedrijven (50%) heeft voor alle medewerkers een gedragscode voor omgang met sociale media.
  • 46% heeft een contentplan voor de ingezette interne communicatiekanalen.
  • Ongeveer de helft van de organisaties en ondernemingen (52%) heeft in de begroting budget beschikbaar voor interne communicatie. Bij de anderen is dit niet het geval.
  • De interne informatie betreft vooral HR- (68%) en taak-informatie (50%). Alsnog weinig organisaties zetten in op beleidsinformatie (34%), kennisdeling (27%) en richtende informatie die draagvlak ontwikkelt voor veranderingen (23%). 

Conclusie 5: De inzet van aanvullende communicatieinitiatieven naar specifieke doelgroepen is veeleer beperkt

  • 30% van de organisaties en bedrijven ontwikkelt - aanvullend bij de algemene interne communicatiekanalen - geen communicatie-initiatieven naar specifieke doelgroepen. 70% doet dit wel. Het betreft dan vooral communicatie naar nieuwe medewerkers (bij 65%), leidinggevenden (35%) en medewerkers in buitendiensten (24%). 
  • Aandacht naar kwetsbare doelgroepen in organisaties en ondernemingen is veeleer beperkt: 9% doet inspanningen voor digitaal laaggeletterden, 7% voor anderstaligen, 6% voor laaggeletterden, 4% voor personen met een handicap, 3% voor medewerkers met allochtone achtergrond.
  • 59% ontwikkelt bijkomende communicatiemiddelen om medewerkers zonder computer te informeren.

Conclusie 6: Inzet van kanalen: de interne communicatie verloopt omnimediaal, met een batterij aan kanalen

We spreken van een omnimediale inzet van kanalen omdat de meeste organisaties tegelijk mondelinge, digitale en toch ook nog steeds gedrukte kanalen inzetten. Dit zijn de kanalen die bij minstens 60% van de organisaties en bedrijven worden ingezet. Interne communicatie verloopt bij…

  • 93% via teamvergaderingen (mondeling)
  • 84% via e-mail (digitaal)
  • 80% via intranet (digitaal)
  • 77% tijdens informele evenementen (mondeling)
  • 75% via Microsoft Teams (digitaal)
  • 71% via digitale nieuwsbrief (digitaal)
  • 67% via affiches (gedrukt)
  • 62% via algemene personeelsvergaderingen (mondeling)

Voor online meetings is Microsoft Teams in gebruik bij 94% van de organisaties en bedrijven. Telkens een veel kleiner percentage zet ook in op andere platformen: 13% Zoom, 8% Whatsapp, 8% Google Meet, 4% Skype. 

Kanalen voor IC - 2023

Conclusie 7: Er wordt hier en daar wel wat gemeten, maar er gebeurt alsnog weinig met data

  • Feedback van medewerkers krijgt 79% van de organisaties en bedrijven via enquêtes, 62% via vergaderingen en groepsgesprekken, 34% via individuele interviews, 8% via interne sociale media. 8% doet geen metingen of bevragingen.
  • Slechts 34% van de organisaties en bedrijven doet aan analyse van interne data om daaruit te leren over de interne communicatie. Het betreft dan vooral het checken van het bereik van de interne digitale kanalen.

08 Meten is weten - doe je iets met data

Conclusie 8: De interne communicatie is - bij de meeste organisaties - zo kwaad nog niet. Tenminste: dat vinden de interne communicatoren zelf. Bovendien is een grote minderheid hier minder positief over. 

  • In bijna 6 op 10 Vlaamse organisaties en ondernemingen (59%) ervaren de interne communicatiemedewerkers de communicatiecultuur als ‘open’ tot ‘zeer open’. 18% beleeft de interne communicatie als ‘gesloten’ tot ‘zeer gesloten’, terwijl 23% de tussencategorie aanvinkte, halfweg tussen open en gesloten.
  • De interne communicatoren geven een gemiddelde score van 6/10 voor hoe ze de kwaliteit van de interne communicatie ervaren binnen hun bedrijf of organisatie. 2/3 beoordeelt de interne communicatie als goed tot zeer goed, 1/3 evalueert dit als zwak tot zeer zwak. 

Conclusie 9: De interne communicator voelt zich doorgaans goed in de job.  

  • Met 7,4/10 is de jobtevredenheid van de interne communicatiemedewerkers best wel goed. Dat is vooral het geval bij organisaties waar 2 tot 5 medewerkers de interne communicatie op zich nemen.
  • 72% van de interne communicatoren voelt zich ernstig genomen door de leidinggevenden.
  • Bij 63% leeft de ervaring dat er binnen eigen bedrijf of organisatie erkenning is voor interne communicatie als kerntaak.
  • Bij slechts 38% van de organisaties zijn leidinggevenden zich voldoende bewust over hun eigen rol in interne communicatie.
  • Maar 31% van de interne communicatiemedewerkers stelt voldoende tijd te hebben om het interne communicatiewerk goed te doen.
  • Bij slechts 29% van de organisaties en bedrijven is er voldoende inzet op innovatie in de interne communicatie. 

Conclusie 10: De essentie van de meest prominente uitdagingen: betrokkenheid van medewerkers stimuleren in de vertwijfeling van het hybride werken

  • Meer dan de helft van de medewerkers interne communicatie ziet als belangrijkste uitdagingen: de communicatie tussen afdelingen en medewerkers bevorderen (54%) en de medewerkers een gevoel van betrokkenheid geven (52%).
  • Wat zouden de medewerkers interne communicatie anders willen doen? Dit was een open vraag en daarbij merkten we tussen de vele antwoorden één vaakst herhaalde uitschieter: de nood aan het ontwikkelen van een strategisch, intern communicatieplan.
  • Als andere prominente werkpunten zijn vermeld: de ontwikkeling/update van het intranet, een extra medewerker voor interne communicatie, meer tijd voor intern communicatiewerk, dichter bij de leidinggevenden staan met sensibilisering/ coaching, de interessante verhalen in de organisatie detecteren en in beeld brengen.
  • Bij de open vraag naar wat de interne communicatiecollega’s als belangrijkste trends zien valt op dat de aandacht voor betrokkenheid en verbinding van medewerkers met stip het vaakst vermeld is. Ook zeer regelmatig aangebracht is de aandacht voor het zoeken naar goede evenwichten binnen het hybride werken. Organisaties en bedrijven zitten in een continue strijd om bij te blijven met de aanhoudende digitalisering met telkens weer nieuwe of vernieuwde kanalen. 

Onderzoeksmethodiek

Dit verkennend onderzoek werd afgenomen via een online survey door slechts één contactpersoon per bedrijf of organisatie (de communicatieverantwoordelijke of de HR-verantwoordelijke). De resultaten van onze survey zijn representatief voor overheid en socialprofit. Ze zijn indicatief voor de bedrijfswereld, gezien het bereik hiervan via de beroepsverenigingen eerder beperkt is. 

Download het rapport

Download hieronder het volledige grafiekenrapport.

Gerelateerde blogs

  1. 15/4/2024Jongeren bereiken en aantrekken tot een museumbezoek - Luna Rosseel [Kortom Scriptieprijs]
  2. 15/4/2024Jongeren betrekken bij beleidsvorming - Emmelien Bergmans [Kortom Scriptieprijs]
  3. 15/4/2024Perceptie rond dak- en thuisloosheid bijsturen. Amaryllis De Groote [Kortom Scriptieprijs]
  4. 15/4/2024Groot Gemeentelijk Communicatieonderzoek: meer communicatiewerk, nauwelijks meer middelen (2022)
  5. 15/4/2024Social profit communicatiescan - conclusies en aanbevelingen (2021)
  6. 15/4/2024Communicatiewerkers aan het coronafront: onderzoek naar coronacommunicatie tijdens de eerste golf (2020)
  7. 15/4/2024Onderzoek naar de organisatie van de communicatiedienst (2018)
  8. 15/4/2024Groot gemeentelijk communicatieonderzoek: communicatie gaat erop vooruit – maar niet overal (2017)

Vind je het antwoord niet op je vraag?

Een van onze medewerkers helpt je graag verder in de community.

Stel je vraag in de community

Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrief

  • logo-og.png
  • LOGO_VP.jpeg
  • 234_2imagine.png
Bedrijfsleden