Hoe maak je communicatie-afspraken?
In organisaties is er vaak discussie over wat kan, wat mag, wat moet en wat niét kan in de communicatiewerking. Elke medewerker of mandataris heeft een eigen idee over de aanpak van communicatie. Publieke communicatie heeft baat bij goede afspraken tussen de communicatiedienst en het bestuur.
Waarom maak je afspraken over communicatie?
Een afsprakennota helpt om communicatie te structureren. Het doel van zo’n nota is om samen de communicatie:
- te richten: wat willen we bereiken met communicatie?
- in te richten: welke rolverdeling en welke initiatieven?
- te stroomlijnen: hoe laten we dat allemaal geolied verlopen?
Kortom: communicatie-afspraken maken helpt om discussies uit de wereld te helpen en maakt het communicatiewerk consistenter, kwaliteitsvoller en effectiever.
Om te antwoorden op de vele vragen over afspraken ontwikkelde Kortom vzw een inspiratienota met mogelijke communicatieafspraken (hieronder bij documenten).
Inspiratienota
Een oproep via de Kortomkanalen leidde tot een inventarisatie van afsprakennota’s bij 26 lokale en provinciale besturen. Op initiatief van Kortom en de Provincie Vlaams-Brabant gingen een twintigtal lokale communicatie-verantwoordelijken daarmee aan de slag. Ze formuleerden mogelijke basisafspraken voor onder meer de rollen van de communicatiedienst, de wisselwerking tussen gemeentediensten en politieke mandatarissen, omgaan met pers en sociale media …
Deze nota geeft je een overzicht van afspraken die je in een organisatie verder ontwikkelt om het communicatiewerk consistenter, kwaliteitsvoller en effectiever te maken. Dat helpt bovendien om aanslepende discussies over ‘wie wat moet doen’ de wereld uit te helpen. Het is een bloemlezing van nuttige, bestaande afspraken bij lokale overheden. Werk je bij een socialprofitorganisatie? Dan kan deze nota een goede inspiratie zijn om zelf aan de slag te gaan. Ondanks de verschillende context, is de basis om afspraken te maken dezelfde.
Maar opgelet: dit is geen ‘standaardreglement’. Elke organisatie heeft haar eigen context, historiek en gevoeligheden: communicatieafspraken zijn maatwerk.
Laat je inspireren, en neem deze voorbeeld-afspraken mee als bouwpakket voor communicatieafspraken in je eigen organisatie. Kies de afspraken die wenselijk en haalbaar zijn, en schaaf ze bij om ze helemaal op maat van je eigen werkomgeving te schoeien.
