Hoe leg je een beelddatabank aan? Tips en tools.
Hoe groter je fotocollectie en team, hoe groter de behoefte aan een beelddatabank. Hoe begin je eraan en welke tools kan je gebruiken? In Kortom online: een beelddatabank voor jouw organisatie delen 4 collega’s hun tips en evalueren ze de tool die ze gebruiken.
Heel wat organisaties werken met een beeldendatabank. Cathy Cuypers (Maritieme Dienstverlening en Kust), Katrijn van Rijsbergen (Stad Bree), Nathalie Lievyns en Elke Meert (stad Oudenaarde) en Tanith van Damme (POM Limburg) delen hun ervaring.
Tips voor een goede beelddatabank
1. Bereid je goed voor
De eerste stap is om goed in kaart te brengen welke foto’s je hebt en daarin een scherpe selectie te maken. Welke beelden zet je over naar je beeldendatabank en welke niet? Welke mappenstructuur zal overzicht bieden?
2. Zorg voor relevante metadata
Het handige aan een beelddatabank? Je kan vlot zoeken naar het juiste beeld. Tenminste … als je de juiste metadata geeft. Maak dus vooraf duidelijke afspraken over tags, categorieën en velden die je hoort in te vullen. Maak de velden die heel belangrijk zijn (bijvoorbeeld jaar of locatie) verplicht en houd andere optioneel.
3. Houd rekening met de kwaliteit en levenscyclus van foto’s
Voorkom dat je (te) oude foto’s gaat gebruiken. Voer een systeem in waarbij je oude beelden kan evalueren en eventueel verwijderen. In sommige tools kan dit automatisch, bij andere tools zal je hier manueel op moeten zoeken.
4. Denk aan GDPR en toestemming
Als het mogelijk is: koppel toestemmingsformulieren aan de beelden. Of voeg in de metadata toe voor welk gebruik je toestemming hebt.
5. Denk na over de rolverdeling
Krijgt elke medewerker toegang tot alle mappen? Wie mag foto’s downloaden, toevoegen of metadata aanpassen? Dit is wat werkt voor de collega’s:
-
Beperk het aantal beheerders. Duid een verantwoordelijke aan voor de uploads en zorg voor een back-up.
-
Geef andere medewerkers gastlogins of leesrechten. Zo kunnen ze de foto’s gebruiken, maar zelf niets aanpassen.
-
Laat externe fotografen rechtstreeks uploaden op het platform als dat kan. Maar beperk hun rechten.
6. Geef duidelijke instructies aan je collega’s
Gaan collega’s aan de slag met de beeldendatabank? Zorg dan voor opleiding of een handleiding op maat van de medewerkers. Leg uit hoe ze de databank kunnen gebruiken, hoe ze moeten zoeken en taggen, en waarom dat belangrijk is.
Er zijn heel wat tools die je kan gebruiken om een databank op te zetten. In de webinar bespraken we er vier. Je vindt hier een korte samenvatting, de volledige webinar kan je onderaan herbekijken.
1. Sharepoint
Bij Maritieme dienstverlening en kust gebruiken ze SharePoint als een interne beeldbank. De beeldbank bestaat uit vijf bibliotheken: vrij materiaal, eigen beelden, “MDK in beeld”, beelden van huisfotografen en video's. Medewerkers kunnen zoeken met filters, op tags en kunnen ook verschillende weergaves instellen. Externe partners (zoals fotografen) kunnen uploadrechten krijgen.
Voordelen van het systeem:
-
Geen extra licentiekost (inbegrepen in M365 omgeving)
-
Je kan duidelijke rechten instellen
-
Gemakkelijk extern te delen
-
Je kan koppeling maken met OneDrive en Adobe om vlot grafisch te werken
Nadelen van het systeem:
-
Er is geen mogelijkheid om AI-herkenning te gebruiken
-
De inrichting is nogal technisch
-
Bij een groot aantal bestanden werkt het trager.
2. FileFlow
Stad Bree werkt met FileFlow, een webgebaseerde fotodatabank waar medewerkers en vrijwillige fotografen zelf foto’s kunnen uploaden. In de tool kan je tags instellen, AI-tagsuggesties gebruiken, albums maken en deelbare links mét vervaldatum kiezen. De tool markeert ook oudere foto’s.
Voordelen:
-
Intuïtief systeem
-
Fotografen kunnen rechtstreeks uploaden
-
Duidt aan wanneer een foto te oud is
-
Bulkupload en -tagging verloopt snel
Nadelen:
-
Watermerk- en logofunctie nog niet beschikbaar
-
Foto’s moeten lokaal gedownload worden voor extern gebruik
3. MediaHaven/Zeticon
Oudenaarde gebruikt MediaHaven om hun beelden te structureren.
Voordelen
-
Je kan een workflow met controle invoeren. Wanneer een medewerker een beeld uploadt (en van metadata voorziet), controleert de communicatiedienst de beelden. Wanneer alles correct is, zet de dienst de beelden open voor intern gebruik, of in bepaalde gevallen (zoals bv. persvragen) ook extern.
-
Werkt niet met aparte accounts. Iedereen met een stadslogin, heeft toegang.
-
Je kan rechten beperken. Per dienst is er een uploader, anderen mogen enkel raadplegen.
-
Krachtige zoekfilter
-
Gemakkelijke integratie met bijvoorbeeld InDesign
Nadelen
-
Hogere kostprijs (± €5.000/jaar + koppelingen)
-
Vraagt veel voorbereidend werk en metadata-discipline
-
InDesign-plugin nog niet operationeel getest
4. Clipido
POM Limburg koos voor Clipido, een lichte en intuïtieve DAM met AI-objectherkenning en gezichtsherkenning. De tool zoekt automatisch op wat op de foto’s staat, detecteert duplicaten en laat uploaden via bestand, map of QR-code toe.
Voordelen
-
De AI-zoekfunctie is zeer krachtig. Ook als je geen tags hebt meegegeven.
-
Geeft aan wanneer er duplicaten zijn. Dat bespaart tijd.
-
Zeer gebruiksvriendelijk en snelle onboarding
-
Scherpe basisprijs
Nadelen
-
Voor sommige geavanceerde functies met je extra betalen.
-
Beperkte rolverdeling (weinig beheerders)
-
Minder mogelijkheden dan zwaardere systemen (bv. om een workflow met evaluatie in te stellen of te integreren met systemen als Indesign)
