naar top

Hoe verzamel je als communicatiedienst voldoende informatie?

Om je doelgroep goed te informeren, moet je op de hoogte zijn van wat reilt en zeilt in de organisatie. Hoe komt al die informatie tijdig tot bij de communicatiedienst? Wij staken ons licht op bij collega-organisaties en vroegen naar hun ervaringen en tips.

Neem sleutelposities in

De gemakkelijkste manier om input te verkrijgen, is beslissingen uit eerste hand vernemen. Probeer een zitje aan tafel te krijgen bij het bestuurscomité, het managementteam of een ander belangrijk overlegorgaan binnen je organisatie. Die vergaderingen bijwonen hoeft niet te betekenen dat je ook mee de beslissingen neemt. Het is een goede manier om de context van een beslissing te begrijpen.

Lukt het niet om die vergaderingen bij te wonen? Probeer dan zo snel mogelijk het verslag te lezen. Ook zo kan je de afweging maken wat communicatief interessant is en weet je wie je moet aanspreken om meer informatie te verkrijgen.

In de praktijk

Johan Meersbergen van zorggroep Emmaüs woont bijvoorbeeld per maand vier bestuurscomités bij. Een tijdrovende klus, maar wel een waarvan hij de meerwaarde inziet: "Tijdens de bestuurcomités hoor ik alle beslissingen uit eerste hand. Uit de besprekeing haal ik ook inzichten over de motieven voor bepaalde keuzes. Dat helpt om de juiste toon te vinden voor de communicatie erover. Het is een luxepositie die ik niet graag uit handen geef."

Karolien De Turck van Politiezone Geraardsbergen-Lierde volgt het directiecomité mee. Daarnaast volgt ze de briefings en ontvangt haar dienst de mails die verzonden worden naar het algemene e-mailadres. Zij sturen die door naar de juiste dienst of contactpersoon en houden zo ook de vinger aan de pols.

Detecteer communicatieantennes

Diensten zijn dagelijks bezig om het beleid te vertalen naar concrete acties. Zoek bij andere diensten collega’s met een goede communicatiereflex die jou op de hoogte kunnen brengen van leuke en communicatief interessante acties.

Om dit netwerk goed in te zetten, is het belangrijk barrières weg te nemen:

  • Voorzie tools zoals intakefiches en sjabloonsoftware (een goed voorbeeld hiervan zijn de handboeken van Sint-Niklaas)
  • Zorg ervoor dat jouw antennes opleidingen kunnen volgen zoals ‘Hoe maak je een goede boodschap?’ of ‘Schrijftips voor het web’
  • Geef communicatietips via een interne nieuwsbrief
  • Nodig je collega’s eens uit voor een informeel overleg. Zo schep je een band met je antennes.

In de praktijk

Stad Sint-Niklaas werkt al enkele jaren via dit systeem. De communicatieantennes zijn contactpersonen voor de communicatiedienst, maar ook eerstelijnscontact voor vragen over communicatie binnen de eigen dienst. Deze mensen vinden en overtuigen mee te doen, vraagt tijd. “Werken met communicatieantennes maakt je sterker als communicatiedienst binnen de organisatie”, vertelt Jeroen Aps van Sint-Niklaas. “Maak daarom tijd vrij om aan dit netwerk te bouwen en het te vergroten.”  

Wil je meer weten over de communicatieantennes bij Sint-Niklaas? Bekijk dan zeker deze video:

Plan extra overlegmomenten

Is het moeilijk om communicatieantennes te vinden? Of moet je op tijd het personeels- of infomagazine afwerken? Dan kunnen extra overlegmomenten, zoals redactieraden, zeker een goede oplossing zijn om informatie te verzamelen. Je maakt de samenwerking met collega’s op die manier formeel en je krijgt ook mensen rond tafel die minder geneigd zijn spontaan informatie te delen. Kies voor de redactieraden mensen die goed op de hoogte zijn over wat er in de organisatie of hun dienst leeft, eerder dan literaire talenten.

In de praktijk

  • Zorggroep Emmaüs en Intercommunale Interwaas werken met redactieraden voor het (personeels)magazine. Op die manier vermindert ook de ad hoc-werking. Ze krijgen namelijk een goed zicht op de planning van de komende weken of maanden en kunnen daarop inspelen.

  • Gemeente Heuvelland richt binnenkort een redactieraad op. “In de redactieraad wil ik mensen bijeenbrengen die goed zijn in overkoepelend denken en weten wat er leeft binnen de diensten. Het overleg zal helpen om prioriteiten vast te leggen. Zo weet ik ook bij wie ik moet aankloppen voor informatie.”

  • Bij Intercommunale Leiedal zit de communicatiedienst halfjaarlijks samen met de projectleiders om communicatieacties en mijlpalen te bepalen. Dat doen ze aan de hand van een checklist: welke doelgroep willen ze bereiken, willen ze een folder, persmoment ... Kortom: wat willen en moeten ze communiceren en naar wie. Het woord ‘impact’ staat daarbij centraal. Op die manier leggen ze een planning vast voor het komende halfjaar.

Maak het jezelf en je collega’s gemakkelijk

Het is niet alleen belangrijk om informatie te krijgen van andere diensten, maar ook om tijdig voldoende informatie te hebben. Maak daarom afspraken: geef richtlijnen en sjablonen zodat duidelijk is wat jij als communicatiemedewerker verwacht.

Zo’n afspraken en richtlijnen kunnen ook handig zijn voor beeldmateriaal. Je kan daarvoor een professionele fotograaf inschakelen. Of misschien werkt er wel een hobbyfotograaf in jouw organisatie. Als je collega’s zelf beeldmateriaal moeten aanleveren, geef ze dan richtlijnen mee: Heb je horizontale of verticale foto’s nodig? Enkel van een gebouw of heb je toch liever mensen op de voorgrond?

In de praktijk

In de gemeente Heuvelland gebruiken de collega’s een sjabloon om de informatie samen te vatten. “Als communicatiemedewerker heb ik geen dossierkennis”, vertelt Jolien Degrave uit Heuvelland. “Wij vragen aan de collega’s om zelf een voorstel van tekst en communicatiekanalen door te sturen. De eindbeslissing blijft bij de communicatiedienst, maar zo weet ik wat de collega’s voor ogen hebben en kunnen we in dialoog gaan. Communicatie is niet iets van mij alleen, maar het is een samenwerking met alle diensten. Ik wil dat mijn collega’s tevreden zijn over de communicatie.”  

Bij Zorggroep Emmaüs worden regelmatig foto's genomen door een professionele fotograaf. Als de medewerkers toch zelf een foto moeten aanleveren, dan krijgen ze volgende richtlijnen mee: Zorg dat er personen op de foto staan, liefst twee en die moeten ook in interactie zijn. Een gesprek tussen patiënt en dokter in beeld brengen is dus beter dan twee mensen in de wachtzaal.

Benader diensten pro-actief

We winden er geen doekjes om: diensten pro-actief benaderen zal altijd nodig blijven. Loop rond in je organisatie en zorg dat je weet wat er in de wandelgangen leeft. Contacteer medewerkers of diensten pro-actief, vraag waarmee ze bezig zijn en maak duidelijk dat ze fier mogen zijn op hun werk.

In de praktijk

Johan Meerbergen (Zorggroep Emmaüs) en Koen Dewanckel (Interwaas) benadrukken allebei dat sommige collega’s of diensten weinig informatie doorspelen omdat ze niet beseffen dat wat ze doen interessant kan zijn.

“Soms krijgen we weinig informatie vanuit een soort bescheidenheid. Ik hoor vaak de reactie ‘dat is toch gewoon mijn job’. Ik vind dat mooi, maar ze mogen echt wel fierheid tonen over hun werk. Wat ze doen kan nieuwswaardig zijn of gewoon een mooi voorbeeld zijn van waar we voor staan. Als ik ze dan actief opbel en vraag waarmee ze bezig zijn, volgt de informatie meestal wel”, zegt Johan Meerbergen, Zorggroep Emmaüs.

Ten slotte: geef constructieve feedback

Het zal je misschien wel al overkomen zijn: een collega staat aan je bureau met een mogelijke communicatieactie, maar vanuit een communicatiestandpunt lijkt je dat geen goed idee. Je bent natuurlijk blij dat ze informatie aanleveren en wil dat ook zo houden. Hoe houd je die motivatie? De organisaties waarmee we spraken, waren duidelijk: geef constructieve feedback. Leg uit waarom het geen nieuws is of waarom je er op dat moment niets mee zult doen. En geef inzicht in wat wel nieuws zou zijn. Zo hoef je ze de volgende keer niet opnieuw teleurstellen.

Een andere manier is actief meedenken met de collega’s door kritische vragen te stellen: is het wel het juiste communicatiekanaal? Bereik je de juiste doelgroep? Is er een andere insteek die wel mogelijk is?

Het zal onmogelijk zijn alles toe te passen, zoek vooral uit wat voor jou en jouw organisatie werkt. We hopen dat deze tips je op weg helpen om de informatiedoorstroming een duwtje in de rug te geven!

Lees meer: 

Elk jaar stellen jullie meer dan 400 vragen aan Kortom. Via mail, telefoon, de community, op onze website of tijdens opleidingen. Wij zochten een antwoord op de drie meest gestelde vragen uit 2020. Lees hier de artikels met de twee andere vragen en antwoorden: