FAQ: hoe start ik met een communicatiebeleidsplan?

Waarom zou je werk maken van een communicatie(beleids)plan?

Communicatie krijgt een volwaardige plaats in een organisatie als er een communicatieplan is waarvan de communicatiedoelen en -doelgroepen aansluiten bij de missie, visie en kernwaarden van de organisatie. Een goed communicatieplan ondersteunt dit met een uitgebalanceerde en doelgerichte mix aan communicatie-initiatieven en voorkomt willekeur. 

Het begrip ‘communicatieplan’ is een vlag die verschillende ladingen dekt: van een algemeen communicatiebeleidsplan tot een communicatieplan voor een specifiek project (zoals een fondsenwervingscampagne). We focussen op het ‘communicatie-beleidsplan’. 

In de eerste plaats is een communicatieplan een routeplan: het geeft aan hoe je tot een eind- bestemming komt. Die eindbestemming is belangrijker dan het plan zelf. Want onderweg kan je op onverwachte hindernissen stuiten, of moet je rekening houden met nieuwe ontwikkelingen in samenleving of communicatievak. Een communicatieplan is een goed uitgekiende leidraad, die richting geeft en prioriteiten stelt. Tegelijk is flexibiliteit gewenst, als dat helpt om de communicatie- doelen te bereiken en het je niet in versnipperde ad hoc werking doet belanden. 

Hoe start je met een communicatie(beleids)plan?

Een communicatieplan dwingt je om aan te pakken wat je éérst wil bereiken. Het helpt om doelen en middelen te prioriteren, te doseren, te spreiden in de tijd.

De meeste organisaties ontwikkelen een communicatieplan dat parallel loopt met de duur van hun algemene beleidsplan. Bepaal daarom bijvoorbeeld de strategische doelen voor de hele beleidsperiode en operationele doelstellingen en acties voor kortere termijnen (bijvoorbeeld twee jaar). Dit koppel je best aan een jaarlijkse evaluatie, die je helpt om je communicatie bij te sturen. Dit kan je pas goed doen aan de hand van effectgegevens: in welke mate werkten de ontwikkelde initiatieven, was het bereik van de ingezette kanalen voldoende, stonden de baten in verhouding tegenover de kosten?

Een communicatieplan is geen ‘apart’ document: het hoort naadloos te bouwen op wat in het algemene beleids- of legislatuurplan staat. Om die reden maken sommige organisaties geen afzonderlijk communicatieplan, maar integreren ze een degelijk communicatieluik in het algemene beleidsplan van hun instelling.

Tip: neem een markeerstift en duid in het algemene beleidsplan aan wat een communicatief effect heeft. Bijvoorbeeld: "Gemeente X wil een smart city zijn die inzet op duurzaamheid, digitalisering en zuinigheid." Dit is een doelstelling die een direct effect heeft op de communicatie van de organisatie. 

Bij de ontwikkeling van een communicatieplan komt het er ook op aan om beleidsmensen en medewerkers te betrekken bij het bedenken, prioriteren en realiseren van communicatiebeleid. Dat draagvlak blijkt in de praktijk cruciaal om tot succesvolle communicatie te komen, dus de communicatiedoelen behalen. 

Wat staat in een communicatie(beleids)plan?

Het communicatiebeleidsplan omvat:

• een overzicht van (de meest prominente) doelgroepen;
• een handvol strategische doelen: de grote lijnen van wat je organisatie in essentie wil bereiken met haar communicatie;
• operationele doelstellingen: concrete doelstellingen, geformuleerd volgens het SMART-principe);
• acties: initiatieven en ( communicatie-instrumenten die samen de operationele doelstellingen realiseren.

In ons handboek Tante Mariette en haar fiets staat erg uitgebreid uitgelegd hoe je werk maakt van een communicatie(beleids)plan. Twee presentaties hierover, met een stappenplan, vind je ook hieronder bij Downloads. Ook enkele goede voorbeelden vind je hieronder. 

Vragen hierover?

Contacteer ons via info@kortom.be of 050 31 14 31.