naar top

Bestekken uitschrijven: tips uit de praktijk

Hoe begin je aan een bestek voor communicatieopdrachten? Hoe stel je de opdrachtomschrijving op en welke criteria kies je? Communicatiemedewerkers Fien Vandenheede (Stad Kortrijk), Ann-Catherine Metz (Stad Leuven) en Sandy Deseure (FOD Werkgelegenheid) delen hun ervaringen en tips. Maar natuurlijk zijn er meerdere partijen betrokken bij een overheidsopdracht. Daarom vult Bart Derison van het communicatiebureau Connect de tips verder aan vanuit zijn standpunt.

1. De opdrachtomschrijving

Hoe je de opdrachtomschrijving aanpakt, hangt af van het type opdracht. Voor opdrachten waarvan vooral het eindresultaat belangrijk is, houd je de omschrijving best voldoende ruim. Geef een goede beschrijving van je organisatie en van het resultaat dat je voor ogen hebt. Maar laat het bureau zelf beslissen hoe ze tot dat eindresultaat komen.

Sandy Deseure, FOD werkgelegenheid, stelt het zo: “Je hebt zelf ook niet graag dat een andere dienst beslist hoe jouw folder er moet uitzien. Laat het initiatief daarom aan de firma en vraag een plan van aanpak. Dat geeft jou meer bewegingsruimte bij de keuze en je kan ook de professionaliteit van het bureau inschatten.”

Voor andere opdrachten zal je net specifiek te werk gaan. Weet je bijvoorbeeld perfect wat je wil en laat je het plan van aanpak niet vrij? Dan is het goed om de technische specificaties zo duidelijk mogelijk te omschrijven zonder al te veel ruimte voor interpretatie. Anders wordt het moeilijk de ingediende voorstellen te vergelijken. Of gaat het bijvoorbeeld om een fotografie-opdracht? Ook dan zal een plan van aanpak minder belangrijk zijn. Kwaliteit en prijs zijn dan doorslaggevende criteria.

Wat zeggen de communicatiebureaus? Reactie van Bart Derison:

“Algemeenheid wordt beantwoord met algemeenheid”, vertelt Bart Derison. “Het is goed om ons ruimte te geven, maar wij hebben wel achtergrondinformatie nodig om bijvoorbeeld de complexiteit te kunnen inschatten en een goed plan van aanpak op te stellen. Zorg er dus voor dat je heel duidelijk bent over de doelstellingen van de opdracht en de randvoorwaarden die je stelt.”

Een vaag bestek zorgt er ook voor dat je minder antwoorden zult krijgen: “Een veel te vaag bestek doet bij ons alarmbellen afgaan. Het geeft ons het gevoel dat er niet veel tijd in werd gestoken of dat er waarschijnlijk al beslist is wie de opdracht krijgt. Als je dan 2 à 3 aanvragen krijgt per week, dan haken wij af op de vage bestekken.”

Heb je moeite om de opdracht op papier te zetten? Houd dan volgende tips in het achterhoofd:

  • Leg de opdracht mondeling uit aan een collega
  • Schrijf kort op een blaadje wat je precies zoekt en wat je nodig hebt
  • Doe een marktverkenning en praat met enkele bureaus. Zo kan je de opdrachtomschrijving helder krijgen en richting geven aan het budget. Let wel op dat je geen enkel bureau een voordeel geeft.
  • Organiseer een mondelinge toelichting bij moeilijke bestekken. “Sommige opdrachten kunnen intern gevoelig liggen. Die opdrachtomschrijving wordt dan heel vaak herschreven tot iedereen het eens is. Daardoor is de opdracht niet altijd helder”, vertelt Ann-Catherine (Stad Leuven). “Als oplossing organiseren we dan een mondelinge toelichting. Wij kunnen het bestek nog eens in eigen woorden toelichten en de bureaus kunnen ook meteen vragen stellen.”

Reactie van Bart Derison:

Een mondelinge briefing op voorhand is volgens Bart Derison een goed idee. “Bij een mondelinge briefing kunnen wij extra vragen stellen over de opdracht en dat is altijd gemakkelijk. Een voordeel voor ons is ook dat we de concurrentie zien. Ik weet dat opdrachtgevers daar soms weigerachtig tegenover staan. Maar als wij zien dat alle andere bureaus een andere focus hebben, dan is de opdrachtgever waarschijnlijk naar iets anders op zoek dan we dachten. Dan kunnen wij dat achterhalen door extra vragen te stellen.”

 

2. Gunningscriteria

Er zijn tal van criteria die je kan inzetten om het beste bureau, of toch het beste bureau voor jouw organisatie, in te schakelen. We bespreken enkele mogelijke criteria:

  • Zoals we in het stuk over de opdrachtomschrijving al schreven, laat je best het communicatiebureau een plan van aanpak ontwikkelen. Dat is meteen ook een mogelijk criterium. Je kan bijvoorbeeld beoordelen of de werkwijze van het bureau wel past bij jouw organisatie.

Reactie van Bart Derison

Je kan ook met een hypothetische case werken om een plan van aanpak te krijgen. “In Nederland geven ze meestal hypothetische cases waar wij dan in twee pagina’s op moeten reageren. En dat vind ik een goede praktijk: elk bureau begint op gelijke hoogte, we zijn verplicht tot de essentie te gaan en het is aangenaam voor de jury om een korter verslag te lezen. Zo pols je ook wat een bureau in zijn mars heeft.”

  • Zorg ervoor dat er een objectief criterium in je lijst zit. Prijs is er zo een van.

    “Als overheid werk je met belastinggeld, prijs is dus van belang. Maar het prijscriterium mag niet allesbepalend zijn voor de keuze van je leverancier. Je bent nog steeds op zoek naar een kwalitatief bureau. Zorg voor een goede balans met andere gunningscriteria zoals creativiteit, originaliteit, kwaliteit en plan van aanpak”, vertelt Fien Vandenheede van Stad Kortrijk.

    De prijs moet natuurlijk ook in lijn liggen met het budget voor de opdracht. “Een dilemma bij elke overheidsopdracht is of we een kostenraming meegegeven. Aan de ene kant weet je dat iedereen dan naar die prijs zal toewerken. Aan de andere kant is het wel nuttig om richting te geven. Soms werken we daarom met een minimum- en maximumbudget. Zo beloon je ook bureaus die aan de minimumzijde blijven”, besluit Fien Vandenheede.

Reactie van Bart Derison

“Voor ons als organisatie is het toch belangrijk om een richtlijn te hebben van het budget. Het is altijd beter als we een maximumbudget kennen zodat onze offerte realistisch is. Daartegenover staat wel dat prijs dan niet te zwaar mag doorwegen in de selectiecriteria. Alle deelnemende bureaus zullen naar het maximumbudget toewerken en dan moet je als opdrachtgever de ruimte hebben om te kijken wat er in het pakket zit. Wat krijg je voor het budget?”

  • Een derde veel gebruikt criterium zijn relevante referenties. Zeker wanneer het onmogelijk is (door bijvoorbeeld de aard of omvang van de opdracht) om de bureaus al iets te laten uitwerken. Je kan vragen om bij de referentie de medewerkers te vermelden die aan de opdracht meewerkten. Zo vermijd je dat bureaus hun paradepaardjes doorsturen, maar andere medewerkers op jouw project laten werken.

    Wat ook een goed idee is bij grote projecten, is de functieprofielen van het projectteam vooraf bepalen. Een projectmanager weegt bijvoorbeeld zwaar door op het project. En het zal niet de eerste keer zijn dat een CEO komt pitchen, maar uiteindelijk niet meewerkt aan de opdracht. Een voordeel van de profielen vastleggen, is dat je kan beoordelen op de kwaliteit van het team. Of als er iemand van het team wegvalt kan je iemand met hetzelfde profiel in de plaats krijgen.
  • Ook creativiteit kan een factor zijn die je meeneemt in je gunning. Dan vraag je de deelnemende bureaus al iets uit te werken: van beelden (bijvoorbeeld in een fotografieopdracht) over een fictief uitgewerkte campagne tot een uitgetekend ontwerp van de inrichting van een ruimte.

    Als je bureaus vraagt een creatief ontwerp in te dienen, zorg er dan voor dat de opdracht evenredig is aan de output. Anders zullen bureaus afhaken. Soms wordt er ook een vergoeding voorzien.

Reactie van Bart Derison

“Je kan echt wel vragen om al iets klein uit te werken, maar ook dan mag het prijscriterium niet te zwaar doorwegen”, zegt Bart Derison. “Het communicatiebureau levert al onbetaald werk. Als ze dan nog een heel scherpe prijs moeten aanleveren om te winnen, verliezen bureaus daar veel op. Is prijs toch een heel belangrijk criterium? Maak er dan een betalende competitie van.”

Zorg er ook voor dat de inspanning die gevraagd wordt voor de offerte of onderhandelingsprocedure in verhouding is tot de opdracht zelf. Zeker kleinere bureaus durven al eens af te haken als er een te grote opdracht wordt gevraagd. Zij hebben in vergelijking met grote communicatiebureaus minder marge om gratis te werken. “Aanbestedingen is een sport waarin je vaker verliest dan wint. Wij rekenen dat we 1 op de 3 procedures winnen. Een klein bureau heeft dus niet altijd voldoende marge.”

  • Voor grote opdrachten kan je ook punten zetten op de presentatie. Dan nodig je iedereen die een offerte indiende uit om dat ook voor te stellen. Dit brengt twee voordelen met zich mee. Enerzijds kan de jury vragen stellen en aanvoelen of er een persoonlijke klik is met het team. Anderzijds vermijdt het discussies achteraf. Bureaus voelen na het persoonlijke contact vaak zelf al aan of ze kans maken op de opdracht of niet.

Reactie van Bart Derison

Over een presentatie geven, is Bart Derison duidelijk: “Voor mij is een presentatie eigenlijk een basis. Je gaat toch ook niemand aanwerven puur op basis van cv en motivatiebrief? We moeten samenwerken, dan is het maar goed om elkaar op voorhand eens te zien. De opdrachtgever krijgt een beter beeld van het communicatiebureau en wij kunnen eventueel nog extra vragen stellen.”

3.Ten slotte nog dit …

  • Voorzie een budget om onvoorziene kosten op te vangen tijdens de opdracht.
  • Documenteer het proces goed om discussies te vermijden.
  • Kijk voor je start aan een nieuwe procedure of je niet kan inschrijven op een raamcontract. Zo kan je geen fouten maken.
  • Schrijf geen bureaus aan waarvan je op voorhand al weet dat ze het niet gaan halen.
  • Betrek voor grotere bestekken een extern jurylid.
  • Vergeet niet dat het meestal om een onderhandelingsprocedure gaat. Het is een wisselwerking. Bekijk de offertes, vergelijk en onderhandel. De eerste offerte is daarom niet de definitieve.
  • Zorg ervoor dat er geen tegenstrijdigheden in het bestek staan
  • Laat juryleden eerst afzonderlijk punten geven. Organiseer daarna een gesprek met alle juryleden samen om te argumenteren en tot een gezamenlijke puntenranking te komen. Zo heeft elk jurylid zijn/haar stem kunnen laten horen.
  • Ga niet over een nacht ijs. “Als je goedkeuring krijgt voor een project dan wil je meestal het bestek zo snel mogelijk uitsturen. Maar doe dat niet: neem je tijd. Het is belangrijk om goed na te denken over de opdrachtomschrijving”, vertelt Ann-Catherine (Stad Leuven)

Reactie van Bart Derison

Vergeet de bureaus ook niet voldoende tijd te geven: “Twee weken tijd om een opdracht in te zenden, is het minimum, drie weken is comfortabeler. Stuur je bestek ook best op vrijdag uit. Dat geeft het bureau meer ruimte om in te plannen. Als een bestek op woensdag binnenkomt en je geeft twee weken, dan heeft het bureau eigenlijk maar 1 volledige week om een opdracht uit te werken.”



Heb je jouw bestek uitgeschreven? Herlees het – of beter: laat het herlezen - en stel je daarbij in de plaats van de deelnemende communicatiebureaus. Is het te doen om mee te dingen naar de opdracht of is het sop de kolen niet waard?

Nog een tip van Bart Dérison: “Als je de opdracht op papier hebt gezet, laat jouw communicatiecollega eens zelf de offerte maken die het beste antwoord zou zijn op de vraag. Op dat moment ontdek je snel of je vraag wel hout snijdt, en tegelijk krijg je ook een objectieve toetssteen om de inkomende offertes nadien op te evalueren.”

We hopen dat deze praktijktips en inzichten je op weg kunnen helpen. Wil je zelf nog tips delen? Of heb je opmerkingen of vragen? We horen het graag via ymke@kortom.be