naar top

workshop Bestekken voor communicatieopdrachten

Op de workshop over ‘bestekken voor communicatieopdrachten’ legde Juriste Marijke Houba (stad Gent) in mensentaal uit hoe sinds juni 2017 een nieuw wettelijk kader ook de regels voor het uitbesteden van communicatieopdrachten verandert. Even boeiend was de toelichting van Bart Derison van Connect over de inhoudelijke en praktische do’s en don’ts van communicatiebestekken.

Voor kleine en middelgrote communicatieprojecten werden de spelregels wat soepeler. Het loont de moeite om de presentatie van Marijke Houba door te nemen om zo snel zicht te krijgen op wat mag en wat moet.

De toelichting van Bart Derison van Connect ging over de inhoudelijke en praktische do’s en don’ts van communicatiebestekken. Met heldere voorafgaande communicatie vermijd je ruis bij uit te besteden communicatieopdrachten. Dat veronderstelt dat opdrachtgevers duidelijk zijn over wat de inhoud van de opdracht is (zonder té gedetailleerd te zijn), en het maximum beschikbare budget. Geef een communicatiebureau minimum drie weken tijd om een offerte op te maken, en voor grote opdrachten nog wat weken extra. Je doet er ook goed aan om reeds vooraf met bureaus verkennende maar vrijblijvende gesprekken te hebben. Dat helpt om de bestekken beter af te bakenen en realistischer offertes te krijgen.

Let bij het maken van een bestek ook zeker op volgende zaken:

  • Termijn: soms krijgen bureaus maar twee tot drie weken tijd om een volledig voorstel + planning + budget uit te werken. Dit is echt veel te weinig, omdat er ook nog ander werk is. Moesten de opdrachtgevers hier een termijn van minstens vier weken kunnen geven, zou dat een hele opluchting zijn voor de meeste bureaus. 

  • Budget: vaak is er geen budget vermeld. Dit is bijzonder vervelend, te vergelijken met een huis bouwen zonder te weten hoeveel geld je hebt voor die bouw. Het is veel efficiënter om een budget te krijgen en met de beschikbare middelen een zo sterk mogelijk voorstel uit te werken. 

  • Gunningscriterium prijs: hier is vaak niet omschreven of het gaat om de goedkoopste offerte of om de meest prijsefficiëntie offerte (wat krijgen we voor ons geld). Omschrijf duidelijker hoe de opdrachtgever met dit gunningscriterium omgaat. 

Ervaring leert dat de meeste bestekken inhoudelijk duidelijk genoeg zijn. De communicatiedoelstellingen en doelgroepen zijn in de meeste gevallen grondig omschreven. Vaak stuurt de opdrachtgever nuttige achtergronddocumenten mee. Dat is ook een grote hulp. 

Reacties

Reageer
  • foto Stef Devos
    Bedankt voor de goede workshop gisteren. Ik wil er meteen mee aan de slag en ben op zoek naar voorbeelden van lijsten met uurprijzen bij communicatie-opdrachten. Bijvoorbeeld uit raamcontracten of bij gewone opdrachten om de meerprijs of onvoorziene outputs aan te kunnen koppelen.

    Alvast bedankt,

    Stef Devos (Provincie Oost-Vlaanderen)
Meld je aan als lid om een reactie te plaatsen of bijlagen te downloaden.