naar top

Privacy statement

Kortom vzw hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens (en dat jouw privacy wordt gerespecteerd). Hieronder geven we een overzicht van welke informatie wij precies bijhouden en wat we ermee doen. Heb je hierover vragen? Wil je geschrapt worden uit onze databank? Stuur ons zeker een mail (info@kortom.be) en we helpen je zo snel mogelijk verder.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens, steeds met het nodige respect voor de GDPR (Verordening EU 2016/679) en alle andere relevante wettelijke bepalingen. 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • ons beperken tot enkel die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan commerciële partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Kortom vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als je vragen hebt over onze privacyverklaring, of algemeen, neem zeker contact met ons op:

Postbus 136 - 8000 Brugge
Telefoon: 050 31 14 31vc
E-mail: info@kortom.be
Ondernemingsnummer: 474.303.076

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens? 

We zullen uitsluitend persoonsgegevens verwerken voor volgende welbepaalde doeleinden:

  • Voor leden:
    • Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst). Bekijk hier onze lidmaatschapsovereenkomst. We houden alleen die gegevens bij die we nodig hebben om het lidmaatschap te beheren en onze werking continue te verbeteren.
    • Omdat we kennisdeling en netwerking onder de leden willen bevorderen, heeft elk lid op onze website zijn eigen profielpagina. Daarop staan enkele contactgegevens, maar je kan er ook informatie delen over wie je bent, wat jouw specialisaties zijn enzovoort (niet verplicht). Wanneer je als lid aangemeld bent op de website, dan kan je op basis van een zoekterm (voornaam, familienaam, organisatienaam etc.) de andere leden terugvinden. Via je profielpagina kan je ook te allen tijde jouw eigen gegevens beheren en aanpassen.
  • Voor leden en niet-leden:
    • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Kortom vzw; (uitvoering overeenkomst)
    • Aankopen van tickets (afleveren tickets, toegangscontrole, deelnemerslijst, bepaling tarieven, servicemailing voor en/of na je deelname, contact in geval van programmawijziging of annulatie, facturatie)
    • Verzorgen van opleidingen
    • Informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
    • Occasionele e-mails met een aanbod voor opleidingen (die direct aansluiten bij een recent bezoek)
    • Maandelijkse nieuwsbrief
    • Website: We houden op onze website functionele cookies bij. Die zijn bedoeld om de inhoud en het gebruiksgemak van de website te verbeteren. Wanneer je de Website bezoekt, verklaar je je akkoord met de gegevensinzameling voor statistische doeleinden zoals hierboven omschreven.

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heb je steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen en/of verwerken :

  • Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres);
  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
  • Financiële identificatiegegevens (van de werkgever) (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
  • Elektronische identificatiegegevens (IP-adres, locatie, cookies);
  • Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geslacht/gender, interesses, … (vrij aan te vullen bij inschrijving als een nieuw Kortomlid – niet verplicht)
  • Opleiding en vorming
  • Aanwezigheid
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

We gebruiken de gegevens alleen voor die zaken waarvoor je toestemming hebt gegeven.  

Weet: je kiest steeds zelf of je persoonsgegevens met ons deelt. Op die manier behoud je dus een zekere controle. Indien bepaalde persoonsgegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect zijn, hebben wij het recht bepaalde verwachte handelingen tijdelijk of permanent uit te stellen.

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van :

  • Beeldmateriaal (voor public relations)
  • Contactgegevens (voor direct marketing)

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van jou, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

Persoonsgegevens verstrekken aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partijen voor:

  • De internet omgeving verzorgen (webhosting, mailhosting, ..);
  • IT-infrastructuur verzorgen (o.a. IT netwerk, servers, …);
  • De (financiële) administratie en sociaal secretariaat verzorgen
  • Onze leden en deelnemers verzorgen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

  • Aan Kortomleden (naam, voornaam, organisatie, contactgegevens)
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld: naam, voornaam, organisatie)
  • Externe opleiders of trainers (naam, voornaam, organisatie)
  • Boekhouding (financiële gegevens)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven jouw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft.  Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken (contacteer ons hiervoor).

Hoe lang bewaren we gegevens?

We zullen jouw persoonsgegevens verwijderen uit onze databank van zodra wij ze niet langer nodig hebben om deze doelen te bereiken of wanneer jij op geldige wijze het recht tot verwijdering van jouw persoonsgegevens uitoefent.

Wat zijn jouw rechten in verband met je gegevens?

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op je betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is.
Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kan je bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heeft je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jou of in opdracht van jou direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om jouw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor jouw vraag. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Indien je niet akkoord gaat met de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde instantie: https://www.privacycommission.be/nl

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Wij kunnen onze Privacyverklaring – indien nodig – aanpassen. Uiteraard zullen we jou steeds op de hoogte brengen van belangrijke wijzigingen via onze website.

Laatste update: 24 mei 2018