naar top

Survivaltips voor een eenpersoonscommunicatiedienst: bekijk onze webinar

Ben jij voor je organisatie de enige communicatiemedewerker? Dan heb je je ongetwijfeld al vaak afgevraagd hoe je het in godsnaam allemaal georganiseerd krijgt. In een webinar deelde collega Eric Goubin 10 tips om een eenpersoonscommunicatiedienst succesvol te bolwerken.

Klik hier om de webinar te bekijken via Zoom (in je browser)

We pikten 3 tips uit als smaakmakers.

1. Missioneer

Je hebt dit al eerder gehoord: communicatiediensten zijn in evolutie, net als onze samenleving. De tijd waarin men dacht dat één persoon de communicatie moet doen, is voorbij. Iedereen in de organisatie communiceert of komt in contact met leden, klanten en burgers. Dus heeft de communicatiedienst de taak om al deze collega’s communicatieve taken te laten opnemen, en de communicatieve vaardigheden (op vragen antwoorden, op sociale media communiceren, de rol in interne communicatie, …) bij te schaven. Daarvoor heb je tijd nodig, tijd die je niet kan besteden aan andere zaken.

Een bestuur of beleid kan niet verwachten dat je alles in je eentje kan rooien. In de praktijk zagen we dat geëngageerde collega’s die van job wisselden of uitvielen door ziekte de organisatie op losse schroeven zetten. Een back-up voor de communicatieverantwoordelijke is het absolute minimum.

Als dit niet mogelijk is, zorg dan ten minste dat je de ruimte krijgt om strategisch te werken (zie tip 2) en overtuig je management daarvan.

Hoe kan je collega’s inschakelen: werk met communicatieantennes om communicatietaken te verdelen. Meer weten daarover? Lees het Kortomrapport over de organisatie van de communicatiedienst.

2. First things first

Bescherm de weinige tijd die je hebt af: stoot alle niet-communicatie-gerelateerde taken (zoals dranken bestellen voor recepties of ) af. Durf ‘neen’ te leren zeggen om je time management te verbeteren. Dat is niet eenvoudig, want communciatieverantwoordelijken hebben de neiging heel klantvriendelijk te zijn. Een handige tip: registreer een maand lang je tijd en taken. Zo heb je een overzicht van het werk waar veel tijd in kruipt (de energielekken) en waar je te weinig tijd voor vrij hebt (vaak is dat: strategie). Tegelijk kan je met dit overzicht je huidige tijdsbesteding en een suggesties voor bijsturing beter uitleggen aan je leidinggevenden.

Wat ook helpt: maak afspraken over wat prioritair is en wat niet. In deze crisiscommunicatietijden is dat extra belangrijk. Tijdens de webinar deelde collega Eric deze slide met gewichten die toegekend worden aan binnenkomende vragen en informatie bij de gemeente Mol. De informatie wordt gerangschikt in 4 categorieën (opgelet, deze categorieën zijn niet de norm, maar kunnen helpen).

3. Zonder communicatieplan vaar je blind

Wat wil je bereiken met je communicatie? Welke doelen heb je? Door een communicatieplan te maken, richt je de communicatie.

Het helpt om doel- en doelgroepengericht te werken, om prioriteiten te stellen en realistisch te doseren en te spreiden. Bovendien helpt het om in crisistijden ook gemakkelijker een richting te bepalen.