De coronacrisis: een open dossier van initiatieven en hulp voor crisiscommunicatie

Hoe communiceren na de eerste coronagolf? Download hier de brochure 'Van crisiscommunicatie naar risicocommunicatie' van het Federaal Crisiscentrum.

Waar vind je algemene informatie over het coronavirus?

• Van de federale en Vlaamse overheid
  • Algemene website van de FOD Volksgezondheid: https://www.info-coronavirus.be/nl/ (met bijgewerkte FAQ).
  • Vragen van overheden voor de FOD Volksgezondheid: via crisiscentrum@ibz.fgov.be, en algemene hulplijn 0800 14689.
    
  • Algemene website van de Vlaamse overheid: https://www.vlaanderen.be/gezondheid-en-welzijn/gezondheid/coronavirus-covid-19
  • Campagne van de Vlaamse overheid 'Ik red levens': alle bronmateriaal voor communicatie
  • Onderwijs Vlaanderen: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/coronavirus
  • Nieuwsbrieven:
    • BE-Alert
    • Nieuwsbrief met corona-maatregelen van de Vlaamse overheid
  • Campagne 'geef het voorbeeld, stop het virus' van de Vlaamse en federale overheid: Mensen blijven motiveren om binnen te blijven, dat is wat de campagne van Vlaamse en federale overheid (vanaf 9 april) duidelijk maakt.
    • Persbericht: https://www.info-coronavirus.be/nl/news/geef-het-voorbeeld-stop-het-virus/
    • Communicatiemateriaal: https://www.info-coronavirus.be/en/campagne/
• Voor steden en gemeenten: VVSG bundelt algemene richtlijnen: https://knw.vvsg.be/kennisitem/vvsg/coronavirus-actuele-informatie-en-richtlijnen
• De VRT heeft een vraag-en-antwoord pagina over wat mag en niet mag in coronatijd. Via Facebook biedt de VRT ook een chatbot aan. 
• Website voor mensen uit de gezondheidssector (Sciensano) : https://epidemio.wiv-isp.be/ID/Pages/2019-nCoV.aspx

Hulp nodig?

Laat horen als je nood hebt aan communicatieondersteuning via ons (info@kortom.be, 050 31 18 31 of @kortomvzw) of via de collega's van vonk, netwerk voor interne communicatie. 

Deel jullie vragen, bemerkingen en ideeën in onze Kortom-community: https://www.kortom.be/e-groep/9262/communicatie-over-coronavirus 

Er zijn veel initiatieven zoals de Facebookgroep Communicatiepro's tegen COVID19. We kunnen je in contact brengen met vrijwilligers voor alle soort communicatiewerk (freelancers, makers, copywriters, experten social, ...). 

Lees ondertussen eens hoe communicatiecollega's de coronatijd doorstaan. Dat vind je in de Kortom-synthese van hun dagboeken. 

Communicatiestrategie

• Vlaams Instituut Gezond Leven maakte drie webinars over mogelijke redenen voor het niet opvolgen van de COVID-19-maatregelen en over hoe je verschillende doelgroepen kan sensibiliseren via motiverende boodschappen, acties en campagnes. Bekijk de 3 delen van de e-learning:
  Deel 1: De COVID-19-maatregelen vanuit een gedragsbril bekeken. Door: Lien Van der Biest
  Deel 2: Sensibiliseren over COVID-19-maatregelen: de inhoud bepalen. Door: Leen Van Brussel
  Deel 3: Sensibiliseren over COVID-19-maatregelen: de vorm kiezen. Door: Leen Van Brussel
  
  
• Hoe organiseer je jouw communicatie na de eerste corona-golf? Het federaal crisiscentrum publiceerde de brochure ‘Van crisiscommunicatie naar risicocommunicatie’ als leidraad en inspiratie voor deze corona-exitperiode.
• Lijst met aanbevelingen voor communicatieprofessionals (door PM Risk Agency)
• De Rijksoverheid in Nederland ontwikkelde een handreiking communicatieaanpak coronabestrijding. 
• De Gemeente Mol wil de extrinsieke motivatie van mensen (het moet van de overheid) zoveel mogelijk laten veranderen in bijkomende intrinsieke motivatie. Daarom focust een nieuwe communicatieactie op het WAAROM van de maatregelen voor de gemeente, heel specifiek toegepast (met bijhorende tekening).
• Een overzicht van alle (communicatie)initiatieven die de stad Gent de afgelopen weken opzette

Sectorinformatie, voorbeelden en nuttige links

Terug uit ons kot: corona op het werk, in de winkel, in de vrijetijdssectoren

• Het Nationale Crisiscentrum geeft een overzicht van de richtlijnen (protocollen) per sector.
• De FOD Economie ontwikkelde een gids voor de heropening van de winkels. Mét bijhorende communicatiekit.
• De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg biedt een "generieke gids om de verspreiding van COVID-19 op het werk tegen te gaan."
• De Vlaamse overheid geeft je 10 tips voor het coronaveilig organiseren van een werkplek.  
• Website VLAIO voor FAQ omtrent coronavirus voor bedrijven https://www.vlaio.be/nl/nieuws/coronavirus-antwoord-op-jouw-meest-gestelde-vragen en hulplijn voor ondernemers: 0800 20 555
• De Haven van Antwerpen biedt bedrijven een toolbox met materiaal voor een vlotte heropstart van het kantoorwerk. 
• Privacy: De Gegevensbeschermingsautoriteit legt uit hoe het zit met COVID-19 en de verwerking van persoonsgegevens op de werkvloer (spoiler: let op met zo maar persoonsgegevens te delen.

Kinderen, jongeren en ouders

• Op opgroeien.be vind je veelgestelde vragen over het coronavirus op maat van (aanstaande) ouders, organisatoren van kinderopvang, werknemers van opvangvoorzieningen en werknemers van private voorzieningen in de jeugdhulp, …  Deze sites geven nog meer info:
  
  • kindengezin.be: het laatste nieuws over de vaccinaties en consultaties door Kind en Gezin, kinderopvang en tips voor ouders over thuis zijn/werken met (jonge) kinderen, zorgen voor jezelf, …
  • jeugdhulp.be: richtlijnen voor sector Jeugdhulp, online tools, wat als het thuis moeilijk loopt.
  • groeimee.be: inspiratie voor ouders, tips en activiteiten, praten met kinderen over corona.

• Tips over hoe je communiceert met kinderen over het coronavirus: artikel op VRT NWS en op de website van Onderwijs Vlaanderen.
• Vragen en antwoorden over corona voor jongeren: website WAT WAT
• Corona en jeugdwerk: antwoorden op vele vragen: website De Ambrassade
• Telenet geeft open internet aan jongeren met een login via scholen, OCMW's, ...
• Overzicht van best practices van jongerencommunicatie door Mediaraven
• Tips en informatie voor leerkrachten: https://www.klascement.net/

Laagdrempelige communicatie

• Toegankelijke informatie over het coronavirus: staat gebundeld op vier websites:

  • • www.info-coronavirus.be/translations: Informatie in meerdere talen, in Vlaamse Gebarentaal en in duidelijk Nederlands; audio in meerdere talen

    • https://www.integratie-inburgering.be/corona-meertalige-info:Informatie in meerdere talen en in duidelijk Nederlands; audio en video in meerdere talen; affiches voor handelszaken

    • https://overheid.vlaanderen.be/communicatie/vertalingen/corona-informatie-in-duidelijk-nederlands-en-andere-talen: Corona-informatie in duidelijk Nederlands en andere talen

    • https://www.wablieft.be/nl/corona-in-eenvoudige-taal: Informatie in duidelijk Nederlands; video en beeldmateriaal in duidelijk Nederlands

      De materialen zijn ook nuttig voor overheden, zorgprofessionals, sociale organisaties,…: voor iedereen die als intermediair met een divers doelpubliek in contact komt. De informatie op deze drie websites wordt nagekeken door het federale crisiscentrum, de informatie wordt vertaald door gecertificeerde vertalers. De websites worden regelmatig geüpdatet, bijvoorbeeld wanneer de federale regering nieuwe maatregelen aankondigt. De informatie aanpassen, duurt echter enkele dagen: check dus steeds de websites voor de laatste versie van de informatie.

      De toegankelijke informatie is het resultaat van een samenwerkingsverband tussen heel wat partners: het federale crisiscentrum NCCN, de sociale tolk- en vertaaldiensten van het Agentschap Integratie en Inburgering, Atlas Antwerpen, IN-Gent, SetisWallonie en SetisBruxelles en Wablieft.

      Er zijn daarnaast nog heel wat andere informele initiatieven om het brede publiek te informeren: de Vlaamse overheid kan niet garanderen dat deze informatie accuraat en up-to-date is. In Vlaanderen nemen heel wat beleidsdomeinen tot slot zelf initiatief om hun belangrijke informatie toegankelijk te maken: hou de websites van de entiteiten zeker in de gaten

  • Coronawoordenboek: correcte Nederlandse woorden voor coronacommunicatie vind je in het coronawoordenboek van de Nederlandse Taalbank.
  • Pharos: lijst met moeilijke woorden over corona, helder uitgelegd
  • Laagdrempelige video van VVSG met de coronamaatregelen op een heldere manier uitgelegd
  • Centra voor basiseducatie ontwikkelden communicatiemateriaal voor laaggeletterde inwoners:
    • Affiches
    • Artikel op VRT NWS
  • Verzameling met initiatieven / tips om kwetsbare mensen te bereiken van SAM vzw
  • 9 concrete tips geformuleerd voor organisaties die communicatieacties of materialen willen ontwikkelen naar 3 prioritaire groepen: jongeren, mensen met een migratie-achtergrond en mensen in maatschappelijk kwetsbare situaties door Vlaams instituut voor Gezond Leven (pdf bij downloads, onderaan deze pagina)
  • Pictogrammen: Dit zijn twee vertaalprogramma's die tekst in pictogrammen omzetten (Sklera en Beta). De eerste is de basisversie, ontwikkeld voor mensen die door een beperking niet kunnen lezen en/of schrijven, de tweede link een aanpassing voor anderstaligen. Ontwikkeld in samenwerking met Wai-Not.
    • http://picto.ccl.kuleuven.be/
    • https://www.derand.be/nl/taalpromotie/pictorand

Mondmaskers

• Hoe een mondmasker dragen: instructiefilmpjes.
• Hoe een mondmasker maken: https://maakjemondmasker.be/
• Oproep voor communicatieverantwoordelijken + voorbeeld van een persbericht
• sjabloon voor Instagram stories (zip-file)
• Informatie door en voor mensen met een beperking door Special Olympics België

Voorbeelden van steden, gemeenten en andere overheden

• Platformen 
  • Vrijwilligersplatform #Roeselarehelpt: op www.roeselare.be/roeselarehelpt worden alle hulpvragen gebundeld en kun je zien hoe je zelf je steentje kunt bijdragen als vrijwilliger. Ook mensen die zelf hulp kunnen gebruiken, kunnen hier terecht.
  • Impact Days: gratis platform voor vrijwilligerswerk voor steden/gemeenten in tijden van corona
    
    
• Persberichten
  • Voorbeeld van een persbericht voor alle inwoners van gemeente Mol over verstrengde maatregelen (18 maart)
    
    
• Visuele communicatie (infografics, pictogrammen, ...)
  • Gemeente Mol: een infographic: de belangrijkste coronaregels voor kinderen 
  • Stad Genk maakt een infographic op maat van jouw organisatie. Mail naar marcom@genk.be. 
• Infomagazine: 
  • Voorbeelden van speciale corona-edities van het infomagazine vind je bij Downloads
    • Gemeente Koksijde
    • Gemeente Houthulst
    • Stad Dendermonde
    • Gemeente Sint-Gillis-Waas
    • Gemeente Nazareth
    • Stad Torhout
    • Stad Aalst
  • Kortom-Community: collega's delen inspiratie over informatiebladen.
    
    
• Printcommunicatie (affiches, posters, flyers, bewonersbrieven, postkaartjes,...)
  • Stad Brussel zet met ClearChannel digitale schermen in om mensen op de hoogte te brengen van de coronamaatregelen.
  • Gemeente Mol plaatst verbodsborden voor parkeren bij parken en bossen: "geen parking voor coronawandelen" (bij downloads).
  • Stad Gent: algemene informatie over de maatregelen: affiche op A3 en flyer bij Downloads
  • Stad Leuven ontwikkelt een voorrangspas voor zorgverleners (zie onderaan bij downloads). Zij krijgen voorrangsbewijzen voor alle Leuvense supermarkten, voedingswinkels en apotheken. De stad verdeelt de pasjes aan huisartsen en apothekers. Andere zorgverleners, zoals medewerkers van ziekenhuizen, thuiszorg, woonzorgcentra, zullen dit voorrangsbewijs via hun werkgever krijgen.
  • Berlare: affiches voor kleine handelaars die wel mogen openblijven (bij Downloads)
  • Templates en affiches van gemeente Mol voor handelaars, supermarkten en de wekelijkse markt worden bijgewerkt 
    
    
• Digitale communicatie
  • Vlaanderen helemaal digitaal: een taskforce van de Vlaamse overheid brengt alle digitale initiatieven die bedrijven, maatschappij en overheden beter kunnen doen werken in kaart, stemt onderling af en promoot.
  • Gemeente Zandhoven maakte een kader voor Facebook om vrijwilligerswerk te stimuleren en een oproep voor kinderen om tekeningen te maken voor ouderen (bij downloads).
  • Stad Leuven ontwikkelt een voorrangspas voor zorgverleners (zie onderaan bij downloads). Zij krijgen voorrangsbewijzen voor alle Leuvense supermarkten, voedingswinkels en apotheken. De stad verdeelt de pasjes aan huisartsen en apothekers. Andere zorgverleners, zoals medewerkers van ziekenhuizen, thuiszorg, woonzorgcentra, zullen dit voorrangsbewijs via hun werkgever krijgen.
  • Voor klanten van webleverancier LCP: in het CMS kan je formulieren van andere gemeenten (bv. een vrijwilligersplatform) binnenhalen. In de module e-loket ga je naar 'bibliotheek'. Pik gerust die van de gemeente Pelt op.
  • Stad Tienen lanceert digitaal journaal op social media 
  • Schepencollege of gemeenteraad digitaal? Bereid het voor met stappenplan van e-government provinciebedrijf VERA. 
    
    
• Video
  • Stad Genk met een video door jongeren over maatregelen / blijf in uw kot
  • Animatie van onderwijs Vlaanderen (gemaakt met de tool Vyond)
  • Stad Mechelen: tips om binnen te blijven sporten van de jeugddienst
  • Sport Vlaanderen met een oproep om (alleen) te blijven sporten
  • Gemeente Rotterdam: jongerenwerking en video van burgemeester
  • VVSG: animatie Hoe kan een mantelzorger en vrijwilliger zichzelf beschermen + animatie Hoe kan een verzorgende zichzelf beschermen?
  • Stad Gent: animatievideo over wat mag / wat niet mag. Komt ook op de regionale zender.
  • Gemeente Rijkevorsel: bekende inwoners roepen op om thuis te blijven, ondanks het goede weer
  • Jeugddienst van Asse: beatbox-video over de coronamaatregelen
    
    
• Empathische communicatie-initiatieven (menselijkheid in crisis = belangrijk)
  • Op de Grote Markt van Diksmuide plaatste de stad een brievenbus tegen eenzaamheid. Kinderen (en volwassenen) mogen daar tekeningen in droppen, de stad stuurt die op naar ouderen en alleenstaanden om hun dag op te fleuren. Bekijk de foto's (recht) hoe die brievenbus er uit ziet.
  • Stad Gent steekt de Gentenaars een hart onder de riem met o.a. affiches in het straatbeeld.
  • Stad Lier start een boodschappendienst en babbellijn voor inwoners die zelf niet naar de winkel kunnen of nood hebben aan een babbeltje in deze coronatijden. Naast promo via de stadskanalen, vertrok er vandaag ook een postkaartje naar alle regelmatige bezoekers van de dienstencentra om hen hiervan op de hoogte te brengen (zie Downloads). De stad ontwikkelde postkaartjes voor woonzorgcentra en 80-plussers.
  • Gemeente Bornem
    • Zeggetis (een 75+-lijn): medewerkers van Bornem en vrijwilligers bellen de meer dan 2.200 75+’ers in de gemeente op om te horen hoe het met hen gaat, of zij hulp nodig hebben met bijvoorbeeld naar de apotheek of supermarkt gaan, of gewoon een luisterend oor bieden…
    • Helpende handen: inwoners kunnen zich registreren als helpende hand, om boodschappen te helpen doen voor hulpbehoevende inwoners bijvoorbeeld. Ook hulpvragen komen via deze weg binnen.
    • Telefonische hulplijn voor digitale problemen
    • B-Briefje, het Bornem briefje, dat op 17 maart in al de Bornemse brievenbussen gestoken werd. Hiermee kunnen Bornemnaars hun contactgegevens achterlaten bij hulpbehoevende buren, om zo hen een handje te helpen. 

• Participatie
  • Herbekijk de webinar 'Hoe blijf je burgers, in tijden van corona en daarna, betrekken bij je stad of gemeente?' (C-Smart)
  • Burgers betrekken in tijden van corona: blogs en webinars (Tree Company)
  • Keuzewijzer e-tools (Nederlands)
  • Gemeente Amsterdam: burgerbudget West Begroot test nieuwe manieren van participatie uit

Interne communicatie

• Wil je met een webinar communiceren naar je collega's? Herbekijk het webinar "Een webinar organiseren? Makkelijker dan je denkt" dat Vonk daarover organiseerde
• Hoe worden intranetten ingezet voor interne communicatie? Dit artikel toont hoe de Deense gemeente Frederikshavn het doet.
• Een crisis als deze is een paarse verandering. Hoe communiceer je dan? Geef houvast en bouw aan vertrouwen. Een artikel met tips van Orange Otters.
• Voorbeeld: Matexi plaatste op alle laptops van medewerkers een vergrendelscherm met 7 tips om het beste te maken van deze periode. Bekijk het voorbeeld
• Infografiek: Vonk lijstte op basis van zijn collegagroep op 20 maart 10 tips op voor goede interne communicatie in crisistijden. Download de infografiek
• Spencer, de app voor interne communicatie, biedt nu aan organisaties in de zorgsector, kleinhandel, logistieke en publieke sector de mogelijkheid om Spencer 4 maanden gratis te gebruiken. Ze bieden ook een snelle opstart aan en een gratis onboarding. Contacteer maarten@spencer.io voor meer informatie.
• Meet Roger biedt zijn mobiel platform voor interne communicatie momenteel gratis aan aan organisaties in de zorgsector.
• Videotemplate: omdat veel bedrijven en organisaties bezig zijn met maatregelen en advies aan medewerkers omtrent het coronavirus, heeft Moovly videotemplates toegevoegd die makkelijk aan te passen is aan de wensen van elk organisatie. Meer info en een preview van de video is beschikbaar op https://www.moovly.com/coronavideos/
  
  • Template met preventietips die aangeraden worden door de WHO: beschikbaar in NL, FR en EN. De NL versie kan je bekijken op https://vimeo.com/397371833.
  • Template met 5 tips voor thuiswerken: voorlopig enkel in EN beschikbaar
• Hoe communiceer je naar medewerkers in tijden van het coronavirus: artikel op de website van vonk.
• Wanneer ‘business as usual’ niet meer mogelijk is, hoe communiceer je dan consistent en op een manier die je organisatie versterkt? 10 tips van Marc van Daele
• Privacy: Als een medewerker besmet is geraakt met het Covid-19-virus, mag een organisatie dat intern bekendmaken? Het antwoord van de Gegevensbeschermingsautoriteit 
• Vonk deelt met je deze presentatie met tips en een stappenplan over interne communicatie in crisistijden. Download de presentatie
• Hoe pak je dat aan, als al je interne communicatie plots online moet gebeuren? Evolve deelt 8 tips  
• Spencer analyseerde de recente communicatie via zijn mobiel platform en distilleert daar 5 tips uit voor goede interne communicatie.    
• Uit een speciale editie van de Edelman Trust Barometer blijkt dat respondenten hun werkgever als meest betrouwbare bron van informatie over de coronacrisis zien. Lees het rapport
• De Britse collega’s van het Institute of Internal Communications hebben een “coronacrisis advice centre” samengesteld met interessante artikels rond de coronacrisis.
• Gemeente Ichtegem: nieuwe interne nieuwsbrief over corona
• Om medewerkers van de stad Gent een hart onder de riem te steken te bedanken werd er een korte video gemaakt. 

Samenwerken van op afstand

• Presentatie: Hulp voor conference calls met tools door Digiraf
• Een artikel van vonk: 9 tips om thuis te werken
• Telewerkexperte Nathalie Goovaerts biedt tot eind deze maand gratis advies over telewerken. Je kunt een gesprek met haar vastleggen via Calendly.
• Van tools om te videobellen tot tools om je beter te concentreren, Echo maakte een uitgebreid overzicht van zijn favoriete samenwerktools.
• Socius: een digitale gereedschapskist om samen te werken en te communiceren
• Een beslishulp: welke tool gebruik je voor online communiceren? 
• Beeldbellen opstarten in hulp en zorg in coronacrisis
• Tip van Emmaüs: het online samenwerkingsprogramma Miro

Gedragsverandering

• Artikel van Adformatie: De 14 technieken in gedragsbeïnvloeding van Mark Ruttes persconferenties
• Artikel van Bloovi over hoe je nudging kunt inzetten bij deze crisis om het gewenste gedrag te bekomen.
• Gedragsinzichten voor heldere brieven en e-mails van de Vlaamse overheid
• Artikel: 7 principes die ons gedrag tijdens de coronacrisis bepalen 

Leiderschapscommunicatie

• Leidinggeven van op afstand vraagt om een andere leiderschapscultuur, betoogt Jochanan Eynikel in deze column.
• Thuiswerkende medewerkers vragen een ander soort leiderschap. Dit artikel reikt praktische tips aan.
• Hoe kunnen leidinggevenden digitaal leiderschap tonen in tijden van crisis? Richtlijnen en best practices

Crisiscommunicatie algemeen

• Onderaan bij Downloads vind je handige gidsen, presentaties en artikels. 
  
  
• Expert Baldwin Van Gorp: 10 inzichten die corona ons geeft voor crisiscommunicatie
• Wat zijn de basisprincipes van noodplanning voor een gemeente? Hoe bereid je de communicatie in een crisissituatie voor? Tijdens onze verschillende studiedagen ‘Noodplanning & Crisiscommunicatie’ bespraken we de basisprincipes van Discipine 5, de ondersteuning door de dienst Noodplanning en het federaal crisiscentrum en de mogelijkheden tot meer intergemeentelijke samenwerking. Klik hier om alle presentaties te bekijken.
  
  
• Voor up-to-date informatie over een federale crisis, bekijk de website van het federale Crisiscentrum. 
  Noodplanning via Crisiscentrum: https://crisiscentrum.be/nl/noodplanning