Les 1: Communicatie is niet langer het werk van de communicatiedienst alleen
De communicatiedienst evolueert door de jaren heen. Begin deze eeuw zagen we een shift van decentraal amateurisme – een tijd waarin je bijvoorbeeld verschillende logo’s voor de verschillende diensten had en er weinig centrale sturing of kwaliteitszorg was – naar een centrale communicatiedienst. Tegenwoordig is een communicatiedienst die als enige de communicatie voor z’n rekening neemt, verleden tijd. Zo blijkt ook uit verschillende ervaringen:
- De communicatiedienst van de provincie Vlaams-Brabant zet collega’s vanuit andere diensten in. Die collega’s nemen naast hun eigen job, ook een communicatierol op.
- Bij Emmaüs is niet alleen de communicatiedienst verantwoordelijk voor het personeelsmagazine. Ook medewerkers van andere diensten geven hun input.
- Elke communicatiemedewerker van lokaal bestuur Peer is 'verankerd' aan een andere dienst. Die communicatiemedewerker is het persoonlijk aanspreekpunt van de dienst en is centraal verbonden aan de communicatiedienst.
Zoals je ziet, zitten we als communicatiedienst niet langer in een ivoren toren, maar zijn we geconnecteerd met alle diensten in de organisatie.
Les 2: Het ideale model bestaat niet
Er zijn wel 101 manieren waarop je andere diensten kan betrekken bij het communicatiewerk. Er is geen one size fits all model. Hoe je dat omzet in de praktijk is maatwerk. Wat het beste werkt voor jouw organisatie, hangt af van de organisatiecultuur, de profielen die je in huis hebt en welke communicatietaken je wil delen met medewerkers van andere diensten.
Les 3: De invulling van de communicatierol bepaal je zelf
Net zoals er geen ideaal model bestaat, is er ook geen vaste invulling voor de taken waarbij je collega’s helpen. Kies je ervoor om collega’s in te zetten voor alle onderdelen van het communicatiewerk, zoals bij de provincie Vlaams-Brabant? Of beperk je de inbreng van collega’s tot één taak. Bijvoorbeeld, het aanbrengen van een tekst voor het personeelsmagazine, zoals bij Emmaüs? Die keuze is afhankelijk van wat je collega’s willen en kunnen, maar ook wat wenselijk is voor de communicatiedienst.
Les 4: Ga uit van de talenten van je collega’s
Wat moeten je collega’s kunnen om je te helpen bij het communicatiewerk? Ook hier is het advies om je niet vast te rijden in bepaalde profielen. Ga uit van de mensen die je in huis hebt. Betrek collega’s die het kennen, kunnen en willen. Daarbij is het ook belangrijk dat ze bij de groep passen. Maak gebruik van de talenten van je collega’s. Zijn er collega’s die goed kunnen schrijven? Schuilt er een ware fotograaf in één van de medewerkers? Ken je iemand die mooie filmpjes maakt? Of zijn er collega’s die met veel enthousiasme vertellen wat er ze op hun dienst realiseren? Zoek naar profielen die elkaar, maar ook de communicatiedienst, aanvullen.
Les 5: Creëer een communicatiecommunity
Het is belangrijk om de mensen die je betrekt bij de communicatie, ook op te nemen in een communicatiecommunity. Om die communicatiecommunity te voeden kan je verschillende middelen inzetten:
- Bij de provincie Vlaams-Brabant hebben ze een online forum waarop de medewerkers vragen kunnen stellen over hun bijkomende communicatierol.
- Bij de provincie Vlaams-Brabant en Emmaüs voorzien ze vormingen om collega's te ondersteunen in hun communicatierol.
- Bij Emmaüs zorgen ze voor een vlotte informatiedoorstroom van de collega's die input voor het magazine voorzien naar de redactie van het magazine, en omgekeerd. Hiervoor hebben ze een vast aanspreekpunt.
- Lokaal bestuur Peer voedt de communicatiecommunity door als communicatiedienst zelf op de verschillende diensten aanwezig te zijn.
Het is ook belangrijk dat je voldoende waardering toont aan de medewerkers die je helpen bij het communicatiewerk. De bedoeling van je community is om een prettige, verbindende omgeving te creëren voor je werknemers waarin je ze stimuleert om mee te werken aan de communicatie. Het mag niet aanvoelen als een extra last of ambtelijke verplichting.
Les 6: De leidinggevenden moeten mee
Dit verhaal kan niet slagen zonder de ondersteuning van de directie of het management. Dat betekent ook dat je communicatie regelmatig op de agenda van het leidinggevende team moet brengen. Zij bepalen nu eenmaal of je collega’s van andere diensten wel voldoende tijd kunnen en mogen vrijmaken voor hun communicatierol. Soms moet je een diensthoofd daaraan herinneren. Ervaring leert dat dit niet altijd even vanzelfsprekend is.
Denk je eraan om je communicatiedienst te organiseren zoals lokaal bestuur Peer? Ook hier moeten de leidinggevenden mee in de nieuwe organisatie van de communicatiedienst.
Herbekijk de video-opname
Benieuwd naar de ervaringen van je collega’s? Herbekijk hier de online sessie ‘Hoe betrek je collega’s bij het communicatiewerk?’ en leer van hun ervaringen.
- Anja De Wolf vertelt je meer over hoe dit werkt in de provincie Vlaams-Brabant (vanaf 18:25).
- Johan Meerbergen licht toe hoe collega’s helpen bij het personeelsblad van de organisatie Emmaüs (vanaf 50:23).
- Koen Wellens van lokaal bestuur Peer vertelt je hoe je elke communicatiemedewerker kan verbinden aan een andere dienst (vanaf 1:16:45).
