naar top

Intranet

Hallo,
Zijn er collega's die zeer tevreden zijn over hun (vernieuwde) intranet?
Laat maar weten! Tips, goeie systemen,...
We zijn aan vernieuwing toe.

groeten,

Reacties

Reageer
  • foto Femke De Lameillieure
    Ik volg!
  • foto Karen Van de Woestyne
    Dag Ilse,

    Onze organisatie (Stad Gent) startte samen met OCMW Gent, sogent en District 09 (het vroegere Digipolis) 4 jaar geleden een traject om een Digitale Werkplek uit te bouwen voor deze vier organisaties. Het grote werk van één Digitale Werkplek werd opgedeeld in drie blokken:
    1. een sociaal intranet
    2. samenwerken aan documenten
    3. een document management systeem (DMS).
    Hiervoor kozen we voor het Nederlandse Open Sesame met hun product OpenIMS.

    Onze Digitale Werkplek kreeg de naam Mia. Het sociaal intranet werd ondertussen 2 jaar geleden gelanceerd en groeide op korte tijd uit tot dé bron voor nieuws en thematische informatie binnen onze organisaties.
    Ook het werken binnen groepen zorgde al voor een verandering in het digitaal samenwerken binnen onze organisaties. Voor de stukken samenwerken aan documenten en DMS werd gekozen voor O365. Van dit grote pakket werd door de Corona crisis in snel tempo MS Teams geactiveerd voor alle organisaties. De volgende stukken zullen na verdere analyse en consultancy in de werking van onze organisaties geïntegreerd worden. Streefdoel is alvast om de mogelijkheden van O365 maximaal te benutten binnen ons IT-landschap.

    Als we nog enkele tips kunnen meegeven:
    - Zorg ervoor dat de regels voor je sociaal intranet aansluiten bij het “DNA” van je organisatie. Een sociaal intranet met lossere regels zal waarschijnlijk niet werken binnen een organisatie waar hiërarchie heel belangrijk is. Wij kozen met Mia om de regels tot een minimum te beperken.
    o Er zijn bij ons zeven zeer eenvoudige basisregels (Deze kan ik je gerust eens doormailen als je dat wenst.)
    o Alle gebruikers kunnen groepen aanmaken en groepspagina’s aanpassen.
    o Alle themaredacteurs kunnen alle themapagina’s aanpassen.
    - Klinkt logisch, maar vraag aan je gebruikers (liefst via een klankbordgroep) wat de verwachtingen zijn. Sommige antwoorden zullen je verbazen en je plannen bijsturen. Het helpt ook om de change communicatie te verbeteren omdat je beter weet waar je accenten moet leggen.
    - Keer met een eerste versie van je sociaal intranet terug naar de klankbordgroep. Op basis van die feedback hebben we nog fundamentele wijzigingen aangebracht aan Mia.
    - Zorg dat je van bij de start van het project ook nog budget voorziet voor de eerste jaren na lancering. Eens het sociaal intranet gelanceerd is binnen de organisatie krijg je nog heel wat feedback en verbetersuggesties. Dat budget kan dan dienen om met een vaste regelmaat verbeteringen te kunnen aanbieden aan de gebruikers.

    In september volgt er een infosessie over ons Mia die je kan bijwonen als je dat wenst. Dat zal waarschijnlijk online zijn(door corona). Laat maar weten als je geïnteresseerd bent.
    Karen Van de Woestyne 20 .08.2020 om 16:20 Aangepast op 20 .08.2020 om 16:21
Meld je aan als lid om een reactie te plaatsen of bijlagen te downloaden.