naar top

GDPR en foto's op intranet

Hoi, we hebben onlangs intranet gelanceerd, inclusief de module 'wie is wie'. Nu hebben enkele collega's intussen gevraagd om hun foto van de wie is wie te verwijderen. En een nieuwe collega die vorige week startte, wou geen foto laten maken. Zo gaat het hele concept van de wie is wie natuurlijk verloren. Ik wou eens informeren hoe andere gemeentes/bedrijven dit aanpakken? Kan je bijvoorbeeld weigeren om de foto van een werknemer van intranet te halen, omdat het doel gerechtvaardigd is (nl. de wie is wie) of gaat dit in tegen de GDPR-regels? Hoe zit het in het algemeen met gegevens van collega's op intranet ifv GDPR? Alvast bedankt voor jullie input!

Reacties

Reageer
  • foto San Cooreman
    Wij overwegen om bij aanwerving te formaliseren dat dergelijke gegevensdeling voor intern gebruik 'part of the deal' is.
  • foto Katrien Adriaens
    Wij hebben in mei iedereen op de foto gezet en gevraagd een blad te ondertekenen waarin ze toestemming geven voor gebruik op intranet in kader van WIE IS WIE en tevens voor ons personeelsmagazine. Een aantal mensen hebben expliciet voor een of beide vormen van gebruik geweigerd, maar de meesten gaven wel toestemming. Het moeilijkste is eigenlijk om ze effectief voor de lens te krijgen. In het kader van een onthaalprocedure voor nieuwe medewerkers kan dit niet echt een probleem zijn schat ik in.
  • foto Annebeth Boudry
    Dag Ine

    we hebben dit nagevraagd bij een collega van publiq met een sterke juridische kennis:

    "Ik zie voor wat betreft medewerkers verschillende rechtsgronden toepasbaar:
    eerst en vooral is er de contractuele relatie (of personeelsstatuut bij statutairen)
    op basis van die relatie kan de werkgever m.i. zeker ook gerechtvaardigd belang inroepen
    tot slot kan er eventueel toestemming ingebouwd worden

    Bij publiq zijn we de laatste zaken op dit vlak aan het goed zetten.
    Wij voorzien tegen het eind van het jaar een specifieke privacyverklaring voor de medewerkers.
    Maar we bieden niet de keuze.
    Het is logisch dat je als werkgever contactgegevens van departementen en medewerkers beschikbaar stelt. Het gerechtvaardigd belang van de werkgever weegt zonder twijfel op tegen het individueel belang van de betrokkene.

    Dat geldt zeker op een intranet, wat afgesloten is van de buitenwereld.
    Het is evident dat een werkgever manieren zoekt om de contactgegevens, werkdomein, expertise, ... van medewerkers beschikbaar te stellen zodat je intern de gepaste persoon weet te vinden.
    Enige voorbehoud: het moet om beperkte gegevens gaan i.f.v. wat collega's moeten weten. Bij publicatie op open kanalen (publiekswebsite, ...) geldt dat des te meer. Ook hier speelt de proportionaliteitsvereiste dus.

    Aanvullend zou ik het contractueel inbouwen in arbeidscontract, arbeidsreglement of statuut clausules inbouwen die dit soort toepassingen voorziet. NIet als toestemming te formuleren, maar refererend naar dat gerechtvaardigd belang. Zo kan je het ook contractueel afdwingen.
    Daar kan dan een privacyverklaring (informatief) bij aansluiten (welke gegevens, bewaarplaats, bewaartermijn, ...).

    Met toepassing van toestemming als rechtsgrond zou ik opletten. Want toestemming is cf. GDPR ook steeds herroepbaar. Dat is dus niet raadzaam. Ook omdat als je toestemming mee opneemt als element, dit ook het gebruik kan dwarsbomen als die toestemming ingetrokken wordt.

    Ook van profielfoto's kan hetzelfde gezegd worden. Zeker voor een intranet.

    Conclusie: het gerechtvaardigd belang van de werkgever (besturen in deze) weegt voldoende zwaar om zich hier op te kunnen beroepen, zolang het gebruik en de omvang van de gegevens proportioneel is."

    Kan je hiermee verder? Als je nog vragen hebt, laat zeker horen!

    Annebeth
  • foto Patrick Vandenberghe
    Sterke antwoorden hier. Maar ik wil nog iets toevoegen vanuit en andere invalshoek, en dat is die van participatie en deep democracy. Kunnen omgaan met verschil. Kunnen omgaan met mensen ook die anders zijn, die van privacy wakker liggen en daar hun persoonlijke redenen voor hebben, of die eventueel schaamte hebben, en zo voort. In die optiek is het soms ook geen drama dat er maar 90% foto's ingevuld zijn. Met die resterende 10% werk je dan iets anders uit. Zoiets onderzoeken en een kans geven is zelfs leerrijk voor je bedrijfscultuur. Want het doel is natuurlijk niet het perfecte foto-album maar wel respect- en succesvol samenwerken. (Zie ook het adagium: zonder dwarsliggers geen spoorlijn.)
    Patrick Vandenberghe 26 .11.2018 om 17:23 Aangepast op 26 .11.2018 om 17:24
Meld je aan als lid om een reactie te plaatsen of bijlagen te downloaden.