naar top

Webformulier of checklist dienstverlening communicatie

Wij zijn in onze cel communicatie 2 vrouwen sterk, maar worden - herkenbaar wellicht - zoals bij veel collega's vaak met heel veel vragen geconfronteerd: posts voor sociale media, ondersteuning voor een activiteit/event, (her)schrijven van een artikel enz. Heel vaak krijgen we een (bijna) lege doos waarvan men verwacht dat wij ze vullen. Dat is niet haalbaar noch wenselijk ...
We zijn daarom op zoek naar goede checklists of webformulieren waarmee we meer sturing en structuur in de diverse vragen kunnen krijgen zodat de vragen zelf al even goed moet nadenken en het voor ons ook makkelijker op te volgen is. Vb. Event (intern of extern ?), wie is de doelgroep (en zijn de contacten up to date?), wat is de boodschap ? enz. Wie heeft goede voorbeelden/instrumenten ?

Reacties

Reageer
  • foto Marc van Daele
    Dag Tania
    Dat is een erg herkenbaar probleem. Vaak hebben je interne klanten een concreet idee over het communicatiekanaal dat ze willen inzetten, terwijl jij daar liever zelf een beslissing in neemt. Tegelijk hebben ze (te) weinig nagedacht over hun communicatiedoelstelling. Wij hebben vorig jaar een communicatieformulier toegevoegd aan het online platform dat diensten gebruiken om punten te agenderen voor het college van burgemeester en schepenen of bv. de gemeenteraad. Voor elk punt kunnen ze zo'n formulier invullen. Daarin geven ze aan wat hun communicatiedoelstelling is (wat ze met de communicatie willen bereiken), wie de doelgroep is, welke de boodschap is en hoe ze die willen gepland zien in de tijd. Ze mogen ook een voorstel doen voor een communicatiekanaal, maar uiteindelijk willen wij daar de laatste vinger in de pap steken.
    Het blijft echter moeilijk omdat slechts een kleine minderheid het formulier gebruikt en we nog te veel opdrachten via de mail ontvangen. We lossen dit gedeeltelijk op door met die input zelf een content planning te maken voor de verschillende communicatiekanalen. Zo behouden we een beetje houvast in de communciatietsunami die soms toeslaat.
  • foto Els Verbeke
    Dag Tania,
    Enkele jaren geleden heb ik een communicatiefiche gemaakt, te vergelijken met het systeem van Marc van Daele, maar dan meer kanaalgericht en minder vertrekkend van doelgroep en doelstelling.
    De fiche dient vooral voor het aankondigen van activiteiten. Collega's vullen de fiche in en sturen die per mail naar mij op. Zo heb ik in één document de volledige tekst en praktische info en een overzicht van de periodes waarin het moet gecommuniceerd worden in de diverse kanalen.
    Ook voor nieuwe medewerkers blijkt dit een handig systeem te zijn, want het biedt hen een houvast. Er staan in de fiche namelijk ook tips in verband met de uitdatabank, affiches enzovoort. Voor beide partijen dus een meerwaarde.
    Groetjes,
    Els
  • foto Kathleen Achten
    Goedemorgen collega's. Klinkt erg interessant: dit formulier/deze fiche. Willen jullie delen? :)
  • foto Nele Anthoons
    Dag Els, wij vragen collega's om 2 documenten in te vullen: een basis communicatieplan en een checklist over de communicatiekanalen. We hebben hier niet het warm water uitgevonden, maar het zorgt voor een zekere denkoefening bij de diensten, en ook een houvast in het overzicht van welke kanalen er allemaal bestaan. Net zoals Marc hebben wij graag eindbeslissing in welke kanalen en wanneer, maar mogen diensten uiteraard mee nadenken. Het is vooral de boodschap + doelgroep + doel van de communicatie die vaak achterwege blijft, en waar we hen op deze manier wat proberen te doen over nadenken. Maar ook hier weer net als bij Marc met wisselend succes. Men ziet het nog al te vaak als een taak van enkel onze dienst om daarover na te denken
    Bijlagen
    Meld je aan om bijlagen te downloaden.
Meld je aan als lid om een reactie te plaatsen of bijlagen te downloaden.