naar top

Procedure postregistratie

Beste collega's

Tegenwoordig verloopt heel wat communicatie met het bestuur via e-mail i.p.v. via de klassieke brief. Hoe gaan jullie daarmee om i.k.v. postregistratie? Welke mails worden wel/niet geregistreerd? Hebben jullie een uitgewerkte procedure met afspraken rond ontvangstmelding, behandeltermijnen, ...? Communiceren jullie de persoonlijke @gemeente e-mailadressen of werken jullie met een algemeen adres per dienst?
Voorbeelden van procedures zijn steeds welkom. Alvast bedankt!

vriendelijke groet

Bianca De Mulder
Gemeente Oosterzele


Reacties

Reageer
  • foto Els Verbeke
    E-mails komen bij alle medewerkers terecht. De afspraak is dat e-mails die een vervolgactie vergen (dus meer zijn dan een vraag om informatie), geregistreerd worden. Dit is wel een blijvend aandachtspunt. Het is voor een medewerker ook niet altijd eenvoudig te beoordelen of de mail belangrijk genoeg is voor postregistratie.
  • foto Mia Tegenbos
    Dag collega's!
    Wij hebben in OCMW Herentals allemaal een persoonlijk adres.  Er zijn ook enkele "groeps- of dienstadressen" gemaakt en er zijn twee centrale mailadressen (één voor OCMW en één voor woonzorgcentrum).
    Wij hebben afgesproken om mails enkel te registreren als ze beleidsmatig van belang zijn en als het nodig is dat voorzitter en secretaris op de hoogte zijn.  Deze inschatting maken is niet altijd gemakkelijk en bovendien moet de collega die de mail ontvangt de reflex hebben om hem door te sturen naar het secretariaat (waar de registratie gebeurt).
    Wij zijn er ons van bewust dat dit niet altijd even consequent gebeurt.  Anderzijds merken we toch dat mails die rechtstreeks naar collega's worden verstuurd meestal te maken hebben met de uitvoering van beslissingen en behandeling van dossiers en dus niet als beleidsmatig worden beschouwd.
    Een oplossing zou zijn om alle mails centraal te laten toekomen, maar dan heb je uiteraard een (minstens) deeltijdse job aan het beantwoorden en doorsturen ervan.
    Als er iemand een pragmatische oplossing heeft, dan hoor ik dat ook graag. :)

    Vriendelijke groeten,
    Mia Tegenbos
    OCMW Herentals
Meld je aan als lid om een reactie te plaatsen of bijlagen te downloaden.