naar top

Richtlijnen over de registratie van mailverkeer

Beste collega's,

Wij kregen een vraag door van Stefanie Colpaert, communicatieambtenaar van de gemeente Zulte en we hadden daarover graag jullie mening of aanpak gehoord.

In de gemeente Zulte willen ze graagrichtlijnen op papier zetten m.b.t. registratie van mailverkeer. Wat de gemeente in die richtlijnen zet enhoe ze dit aanpakken, is nog niet geconcretiseerd. 

Het gaat dus over het volgende:

1. In kader van artikel 189 van hetgemeentedecreet is elke gemeente verplicht om een register aan te leggen vanalle in- en uitgaande briefwisseling, van welke aard ook. E-mails moeten dusook geregistreerd worden.

2. Hetdecreet van 26 maart 2004 verplicht de besturen om inzage te verlenen,uitleg te verschaffen en afschrift te overhandigen van bestuursdocumenten. Eenbestuursdocument wordt gedefinieerd als een drager, in welke vorm ook, vaninformatie waarover een bestuursinstantie beschikt. Dus ook een email is dat,of tenminste, kan dat zijn.

Striktgezien dient dus alle mailverkeer geregistreerd te worden met uitzondering vanpersoonlijke e-mails.

In Zulteis het systeem van registratie van e-mails gedecentraliseerd, dus deverantwoordelijkheid ligt bij de personeelsleden zelf.



De vraagis dus:

Hoekunnen gemeentebesturen hiermee in de praktijk omgaan en hoezetten we hierover richtlijnen op papier zetten ten aanzien van depersoneelsleden? Wat kunnen deze richtlijnen zijn?


Hoe pakken jullie dit in jullie lokaal bestuur aan? Alvast bedankt voor jullie antwoord!
Vriendelijke groeten,
Annebeth


Reacties

Reageer
  • foto Luc Van Der Plas

    Dag Annebeth en Stefanie

    Volgens een bericht op onze Kortomsite zelf http://www.kortom.be/nieuws/1563/default.aspx?id=684  moeten we alle inkomende mailberichten registreren (volgens art. 189 van het gemeentedecreet).

     

    In de praktijk is dat echter onrealistisch en ook overbodig: ik krijg zo’n 20 mailberichten per werkdag (buiten spam en reclame), of pakweg 5000 op jaarbasis.  Als dat voor de collega’s-diensthoofden ook geldt, dan komen we al aan 50.000 en dan heb ik het nog niet over de mails van andere medewerkers van de administratie!

     

    In de conclusie staat: alle mailverkeer dient geregistreerd te worden, met uitzondering van persoonlijke e-mails. Dat de toepassing van deze verplichting in redelijkheid dient beoordeeld te worden kan worden aanvaard. Ik heb onlangs nog aan het Agentschap Binnenlands Bestuur gevraagd of nog is verduidelijkt wat moet worden verstaan onder “moet in redelijkheid beoordeeld worden”? Ik kreeg als antwoord dat daar geen verdere standpunten over  zijn ingenomen of interpretatie aan is gegeven.

    Kortom: ik pleit voor het gezond verstand en om alleen dat te registreren wat als dossier moet worden behandeld of aan een dossier moet worden toegevoegd of wat formeel (met een brief, een besluit...) moet worden beantwoord.

    Laten we vooral niet vergeten dat veel mails eigenlijk geschreven telefoonboodschappen zijn...

    beste groet
     Luc

     

  • foto Ellen Vangoidsenhoven
    Beste Annebeth & Stefanie,

    Voor het OCMW van Holsbeek werd er een dienstnota opgesteld m.b.t. de registratie van de briefwisseling.
    Ik voeg dit document toe aan mijn bericht, zo kunnen er misschien interessante tips voor jullie uitkomen.

    Succes nog ermee!

    Vriendelijke groeten, 
    Ellen Vangoidsenhoven 

    Bijlagen
    Meld je aan om bijlagen te downloaden.
Meld je aan als lid om een reactie te plaatsen of bijlagen te downloaden.