naar top

Richtlijnen over de registratie van mailverkeer

Beste collega's,

Wij kregen een vraag door van Stefanie Colpaert, communicatieambtenaar van de gemeente Zulte en we hadden daarover graag jullie mening of aanpak gehoord.

In de gemeente Zulte willen ze graagrichtlijnen op papier zetten m.b.t. registratie van mailverkeer. Wat de gemeente in die richtlijnen zet enhoe ze dit aanpakken, is nog niet geconcretiseerd. 

Het gaat dus over het volgende:

1. In kader van artikel 189 van hetgemeentedecreet is elke gemeente verplicht om een register aan te leggen vanalle in- en uitgaande briefwisseling, van welke aard ook. E-mails moeten dusook geregistreerd worden.

2. Hetdecreet van 26 maart 2004 verplicht de besturen om inzage te verlenen,uitleg te verschaffen en afschrift te overhandigen van bestuursdocumenten. Eenbestuursdocument wordt gedefinieerd als een drager, in welke vorm ook, vaninformatie waarover een bestuursinstantie beschikt. Dus ook een email is dat,of tenminste, kan dat zijn.

Striktgezien dient dus alle mailverkeer geregistreerd te worden met uitzondering vanpersoonlijke e-mails.

In Zulteis het systeem van registratie van e-mails gedecentraliseerd, dus deverantwoordelijkheid ligt bij de personeelsleden zelf.



De vraagis dus:

Hoekunnen gemeentebesturen hiermee in de praktijk omgaan en hoezetten we hierover richtlijnen op papier zetten ten aanzien van depersoneelsleden? Wat kunnen deze richtlijnen zijn?


Hoe pakken jullie dit in jullie lokaal bestuur aan? Alvast bedankt voor jullie antwoord!
Vriendelijke groeten,
Annebeth


Reacties

Reageer
  • foto Ellen Vangoidsenhoven
    Beste Annebeth & Stefanie,

    Voor het OCMW van Holsbeek werd er een dienstnota opgesteld m.b.t. de registratie van de briefwisseling.
    Ik voeg dit document toe aan mijn bericht, zo kunnen er misschien interessante tips voor jullie uitkomen.

    Succes nog ermee!

    Vriendelijke groeten, 
    Ellen Vangoidsenhoven 

    Bijlagen
    Meld je aan om bijlagen te downloaden.
Meld je aan als lid om een reactie te plaatsen of bijlagen te downloaden.