naar top

De communicatiedienst: aantal collega's en taakverdeling hiervan

Beste collega's

Op de bijeenkomst in Edegem vernam ik van verschillende collega's dat zij niet alleen op hun dienst werken.

Binnenkort maken we kennis met de nieuwe bestuursploeg en mogen we voorstellen formuleren.

Daarom had ik graag vernomen met hoeveel collega's jullie op de communicatiedienst werken en hoe de taken verdeeld zijn.
Om ervoor te zorgen dat deze cijfers goed worden geïnterpreteerd, had ik ook graag het aantal inwoners geweten.

Dit is mijn takenpakket:

  • Maandelijks informatieblad (behalve in juli en augustus)
  • Website, extranet, intranet onderhouden en actualiseren (+ binnenkort wekelijkse nieuwsbrief)
  • Klachtenbehandeling
  • Leiding over onze onthaaldienst
  • Onthaalavond nieuwe inwoners organiseren (+ binnenkort vernieuwing DVD gemeente)
  • Ambtenaar nood- en interventieplanning
  • Jaarverslag samenstellen en lay-outen
  • Informatiegids samenstellen
  • Huisstijl verder uitwerken en bewaken (+ bestellingen drukwerk met huisstijl)
  • Binnenkort beheer en actualisatie digitale informatieborden
  • Om de twee weken deelname aan het managementteam
  • Communicatie over het OCMW
  • ...

 
Ik heb het gevoel dat ik mijn taken slechts half en half kan uitvoeren. Van elk onderdeel een beetje, maar niet tot in detail en dat stoort me wel.

Bijvoorbeeld:
De interne communicatie tussen de diensten verloopt moeizaam en daar zou ik meer op willen inspelen. Het is dan noodzakelijk om te kunnen deelnemen aan de verschillende dienstvergaderingen en regelmatig overleg met de verschillende diensten zodat ik op de hoogte ben van de verschillende projecten. Helaas is daar nu helemaal geen ruimte voor. Ik hoor verschillende collega's in de wandelgangen klagen dat ze niet op de hoogte zijn van een bepaald project, ... Dat is echt een gemiste kans, als je eigen diensten nog niet weten wat er in de gemeente leeft ...

Hetzelfde geldt voor de externe communicatie van bepaalde projecten. Deze worden wel in de beginfase aangekondigd, maar over het verdere verloop of het resultaat wordt niet gecommuniceerd. Dit door onder andere (weeral) gebrekkige communicatie tussen de verschillende diensten en tijdsgebrek. De communicatie hierover zou een automatisme moeten worden. Maar tot aan de dag dat het een automatisme is geworden, wil ik graag de diensten hier aan herinneren zodat ik de inwoners correct kan informeren via het infoblad, de website en voor de collega's het infoblad.

Het is niet de bedoeling dat de communicatiedienst alles gaat regelen, maar ik wil wel dat de burgers over bepaalde projecten goed op de hoogte worden gehouden. Dit zal tenslotte de diensten ook een deel ontlasten, want dan zullen er niet meer zoveel telefonische vragen meer gesteld worden.

Ik weet dat er op elke dienst en gemeentebestuur wel iets is dat verbeterd kan worden, maar ik zou er in Borsbeek graag vlug verandering in willen brengen, daarom kijk ik alvast erg uit naar jullie antwoorden.

Alvast bedankt!

Met vriendelijke groeten
Kim Matthijs
Communicatieverantwoordelijke Borsbeek 

Reacties

Reageer
  • foto Philip Bouchet

    Een heel herkenbaar verhaal. In Ham (10.400 inwoners) bestaat de dienst communicatie enkel uit mezelf. Het takenpakket dat je voorstelt is vergelijkbaar en kan inderdaad niet allemaal even grondig worden uitgevoerd. Een kwestie van keuzes maken. Interne communicatie en OCMW communicatie staan daarom bijvoorbeeld op een laag pitje.  Succes alvast!

Meld je aan als lid om een reactie te plaatsen of bijlagen te downloaden.