Beste,
Momenteel ondervinden we veel problemen met het tijdig toekrijgen van info vanuit de diensten om te communiceren (niettegenstaande op regelmatige tijdstippen deadlines worden doorgestuurd en vragen gesteld).
Zowel voor het infoblad, website en communicatie rond wegeniswerken duiken deze problemen op.
We vragen ons af hoe jullie dit oplossen? Werken jullie met een redactieraad en zo ja wie is hier dan lid van? Zijn er nog andere werkwijzen die het invoeren waard zijn.
In de rand wil ik ook eens informeren hoe het tekstmateriaal bij jullie moet aangeleverd worden.
Alvast bedankt.
Ann Olbrechts
Communicatieambtenaar Putte
Interessante vraag. Ik heb hetzelfde probleem. Als communicatieambtenaar ben je voor de input afhankelijk van de diensten, het bestuur,... Een structurele oplossing is hier nodig. Een redactieraad voor het infoblad hebben we al, maar dat lost het probleem niet op. Naar aanleiding van de deadline van het infoblad is er telkens een piek in de communicatieacties, maar daarna valt de communicatie sterk terug. Met andere woorden, er wordt gecommuniceerd omdat ik er naar vraag.
Onze redactieraad bestaat uit: secretaris, ocmw-secretaris, duurzaamheidsambtenaar/stafmedewerker en vertegenwoordiging van de vrijetijdsdiensten (jeugd, cultuur, sport). Tekstmateriaal wordt gewoon digitaal aangeleverd.
Ik volg deze topic.
Sinds begin dit jaar voegen we een hoofdstuk 'communicatie naar omwonenden' toe in bestekken bij wegeniswerken (zie bijlage).
Hierdoor krijg ik per e-mail een weekplanning aan - van het studiebureau - dat als nieuwsbericht op onze website wordt opgenomen.
Ditzelfde bericht wordt uitgehangen aan de werfkeet.
Momenteel loopt dit van een leien dakje
Groet
Bart Van de Laar
Communicatieambtenaar Tielt-Winge
Bijlagen
Als communicatiedienst info doorkrijgen van andere diensten om te kunnen communiceren is niet alleen in Putte een probleem; misschien is dat al een eerste troost. Niet zelden ervaar ik dat de info die we zeker zouden moeten krijgen achterwege blijft omdat collega's en diensten niet (tijdig) een 'communicatiereflex' krijgen en anderzijds krijgen we soms ook 'info' door die te gek voor woorden is om te communiceren omwille van ongepaste mediaprofilering van sommige diensten of individuen. Ook ik stel mij de vraag of dit structureel op te lossen is. Een redactieraad is niet altijd een oplossing: dat orgaan werkt enkel als de mensen die daartoe behoren ook effectief geïnteresseerd zijn in communicatie. Jammer genoeg moet ik vaststellen dat communicatie nog te veel een reactie is en te weinig een proactief gebeuren: andere diensten schieten pas in actie als er klachten van burgers binnenkomen...Ik merk wel dat als wij in iets rustigere periodes meer tijd hebben om letterlijk overal onze neus tussen te steken en zelf aan de kar te trekken, het dan beter loopt.
Aan de manier van aanleveren van tekstmateriaal kan het bij ons alvast niet liggen: wij vragen van diensten enkel dat ze hun gedeelte van de website up-to-date houden; voor de rest moeten ze ons alleen 'facts and figures' aanleveren, de mosterd zeg maar en dit in gelijk welke vorm. Alle redactiewerk van artikelen infoblad, persberichten e.d. doen wij. We hebben een tijdje gehoopt dat dit zou helpen om meer info door te krijgen maar zelfs dit is ijdele hoop gebleken.
Mijn conclusie is alvast dat vaak gezegd wordt: 'het is niet goed gecommuniceerd' maar dat dit meestal niet de fout is van de communicatiedienst!
De meeste teksten die wij krijgen, zijn voor de promotie van activiteiten. Als er geen of onvoldoende promotie wordt gevoerd, is dat een probleem voor die dienst, niet voor ons. Als eens iets niet aangekondigd wordt, signaleer ik wel eens op een gepast moment en in een aangepast gezelschap dat het jammer is dat die informatie niet vaker in ons infoblad staat. Dat helpt soms.
De communicatiedienst maakt geen informatie. We coördineren de communicatie van de diensten en we zorgen ervoor dat er kwaliteitsvolle communicatiekanalen beschikbaar zijn. De communicatiereflex is een verantwoordelijkheid van de diensten. Ik heb geen zin om maandelijks te gaan zagen om a.u.b. teksten te kunnen krijgen.
Bij ons werkt die aanpak. Er is een goede communicatiereflex bij de meeste diensten. Met een constructieve houding verbetert op de duur ook de redactionele kwaliteit van de teksten.