naar top

Moet het telefoonnummer van ambtenaren op een brief?

Collega's

Volgens het decreet Openbaarheid van bestuur moet 'Elke briefwisseling de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer bevatten van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier'. Ik vraag me af hoe ik dat telefoonnummer moet interpreteren. Mag dit nummer ook het nummer zijn van het loket van die dienst, of moet het echt individueel per ambtenaar?

Wij zijn namelijk bezig een vernieuwde werking op te starten. Een van de zaken daarin is de centrale organisatie per dienst van de telefoons. Zo kan er een telefoonpermanentie georganiseerd worden en krijgen de andere medewerkers op dat ogenblik de kans om door te werken zonder gestoord te worden. Dit kan uiteraard maar werken als we ook op onze brieven onze dienstnummers plaatsen en niet meer onze individuele telefoonnummers. Maar mag dat wel?

Zijn er besturen die werken met diensttelefoonnummers op de brieven en zijn er collega's die weten of dit mag of niet?

Alvast bedankt voor jullie reactie

Nele Cools - Oostkamp

Reacties

Reageer
  • foto Marc van Daele
    Dag Nele
    Ik zou dit pragmatisch interpreteren. Wat er op de brief moet staan is een telefoonnummer waarop je de persoon kunt bellen die meer inlichtingen kan geven. Als dat via het nummer van de dienst is, is dat prima in orde. Het decreet zegt nergens dat het om rechtstreekse nummers moet gaan en er is ook nergens een verplichting om elke ambtenaar een rechtstreeks nummer te geven.
  • foto Marijke Vrijders
    Dag Nele,
    Wat Marc zegt klopt. Er moet altijd een naam op brieven staan om te vermijden dat mensen zouden verdwalen in een anonieme administratie. Maar met dienstnummers werken kan zeker, en vragen beantwoorden in de plaats van collega's mag natuurlijk ook.  

  • foto Jef Versmissen
    Hallo Nele,

    In Herentals communiceren wij een enkel centraal telefoonnummer voor de administratieve diensten. Een burger die ons opbelt, krijgt een centrale aan de lijn die doorschakelt naar de betrokken dienst. Dus: geen telefoonnummer per ambtenaar.

    vriendelijke groet

    Jef

  • foto Marc van Daele
    Interessant omdat de burger dan maar één nummer nodig heeft. Vaak vraag ik me dan af of dat nummer de hele tijd bemand (of bevrouwd) wordt wanneer er een ambtenaar aan het werk is.
    Ik maak vaak mee (niet in Herentals) dat ik iemand wil bellen, van wie ik weet dat die aan het werk is, maar dat dat niet lukt omdat de telefonist(e) vindt dat hij/zij middagpauze heeft of omdat hij/zij om 16 u. al mag stoppen met werken.
    Hoe lossen jullie dat op?
  • foto Nele Cools
    Marc

    Wij werken met een permanentiesysteem voor telefonie. De uren waarop de diensten of de algemene balie bereikbaar zijn, moet steeds iemand permanentie voorzien. Dit betekent in de praktijk dat na 'sluitingsuur', geen telefoons meer beantwoord worden die via dat nummer binnen komen. Dus daar ben jij niet mee geholpen.  

    Naast het 'algemeen' nummer (al dan niet per dienst) dat extern gecommuniceerd wordt, is er ook nog steeds het rechtstreekse nummer dat de betrokken ambtenaar zelf mag doorgeven, bijvoorbeeld naar studiebureaus, drukkers, collega's van andere gemeenten ;-) Deze hoeven dan niet langs de centrale en kunnen dan ook bellen buiten de openingsuren (voor zover de ambtenaar dan zelf aanwezig is natuurlijk). Je beslist dan als ambtenaar zelf aan wie je het wel of niet doorgeeft natuurlijk...

    Groeten, Nele
  • foto Jef Versmissen
    Hallo Marc

    we hebben ook een voltijdse telefonist in dienst. Die doet de hele dag niets anders dan dispatchen. Als die persoon met vakantie is, neemt de werkdruk op de rest van de dienst aardig toe, want het gaat toch om tientallen gesprekken per uur die verdeeld moeten worden.

    De telefoonbalie is open een half uur voor en een half uur na sluitingstijd. Ook 's middags wordt opgenomen een half uur voor de diensten open gaan.

    gegroet

    Jef
Meld je aan als lid om een reactie te plaatsen of bijlagen te downloaden.