naar top

Gebruik van communicatiemiddelen in een organisatie

Dag collega-communicatiemedewerkers

E-mail, gsm, WhasApp, MS Teams, Messenger ... We kunnen tal van communicatiemiddelen gebruiken. Bij W13, de Zuid-West-Vlaamse welzijnsvereniging van 14 lokale besturen en CAW Zuid-West-Vlaanderen, werden/worden al die middelen door elkaar gebruikt om met elkaar te communiceren. Als communicatiemedewerker stelde ik al een interne nota op over wanneer je best welke middel gebruikt (bijv. WhatsApp is eerder informele communicatie, dringende communicatie = bellen), maar veel collega's vergeten de afspraken nogal eens ...

Hebben jullie tips om ervoor te zorgen dat medewerkers bijvoorbeeld niet meer via WhatsApp een onkostennota of ziektebriefje doorsturen? Of een dringende vraag via mail stellen en dan niet op tijd een antwoord krijgen? M.a.w.: hoe stroomlijnen jullie die communicatiemiddelen?

Het zou ervoor zorgen dat je geen uren per dag bezig bent met alleen maar al je communicatielijnen te checken op nieuwe berichten.

Alvast bedankt.

Axel Vandenheede, communicatiemedewerker W13

Reacties

Reageer
  • foto Kathleen Achten
    Hey Axel, goede avond.

    Is investeren in één meldingssysteem een optie in de plaats van de vele kanalen vb. TOPdesk? Hier kan je dan bijvoorbeeld (afhankelijk van welke melding/vraag) als optie 'prioriteit' opnemen. Stel dat je dan via intranet een thema maakt van elke dienst, dan kan je specifiëren per dienst welke velden verplicht zijn, of prioriteit een rol speelt, bijlages toevoegen of niet, benodigde contactgegevens, ...
    Hierdoor kan je per dienst (of melding) heel gericht kiezen welke info je nodig hebt waardoor je collega's aanspoort alle benodigde info in een keer te bezorgen.

    Groetjes
    Kathleen
  • foto Inge Paemen
    Wij kaarten dit aan in de "Team Agreement" die momenteel opgemaakt wordt in het kader van de "New Way of Working". Deze overeenkomst komt tot stand na een participatief project waar alle medewerkers van het team bij betrokken worden. Vandaag zijn we nog maar in de participatiefase maar er is heel veel vraag naar meer duidelijkheid. Ter inspiratie kregen we een voorbeeld van onze algemene diensten dat ik graag meestuur.
    Bijlagen
    Meld je aan om bijlagen te downloaden.
  • foto Axel Vandenheede
    Dank je wel voor de reacties. Ik bekijk de suggesties zeker. groeten
Meld je aan als lid om een reactie te plaatsen of bijlagen te downloaden.