Naar inhoud

Nieuws

Ga naar het huidige nieuwsoverzicht

Provincie Antwerpen heeft nieuw intranet klaar

De provincie Antwerpen beschikt sinds kort over vernieuwd intranet en herwerkte haar personeelsblad  om de interne communicatiestromen te optimaliseren. Er ging bij dit project erg veel tijd en aandacht naar de bevraging van de ongeveer 2000 medewerkers. Het resultaat is een interactief en laagdrempelig intranet met onder meer een microblog, forums en een handig smoelenboek. Gedurende de eerste twee dagen kreeg het nieuwe intranet al ruim 16.000 bezoekers over de vloer. Lees meer.

Op 20 september 2010 speelde de provincie Antwerpen een dubbelslag: ze nam een volledig nieuw intranet in gebruik en zorgde daarnaast voor een eigentijdse herwerking van haar personeelsblad Proviant. Beide initiatieven kaderen in het programma interne communicatie dat de interne communicatiestromen binnen de provincie wil optimaliseren.

 

Met een levensduur van 6 jaar en bijhorende achterhaalde visie op online interne communicatie was het vorige intranet van de provincie Antwerpen aan een dringende en grondige vernieuwing toe. De Communicatie- en Informaticadienst van de provincie Antwerpen, Amplexor en Internet Architects sloegen de handen in elkaar om dit ambitieuze project te realiseren. In de context van het digitale tijdperk was het oude intranet gerust voorhistorisch te noemen. Het was alles behalve gebruiksvriendelijk. De navigatie was niet transparant en het was bijgevolg niet evident om de weg naar de nodige informatie te vinden. Bovendien konden de informatiebezorgers zelf niets online zetten, alles verliep gecentraliseerd via de Communicatiedienst.

 

Het nieuwe intranet was een hele uitdaging, te meer omdat de provincie Antwerpen ongeveer 2000 medewerkers in een 70-tal diensten op 40 locaties telt. Heel veel verschillende diensten dus met ieder hun specifieke informatiebehoeften. Daarnaast moest het nieuwe intranet een nuttig en aangenaam werkinstrument worden voor iedereen, van arbeider bij de groendienst tot middel- en topmanagement. Daarom werd voor dit project vertrokken vanuit de noden van de eindgebruikers en ging veel tijd en aandacht naar de bevraging van onze collega's. Bijzonder leerrijk, zowel op het vlak van informatiebehoeften als wat de navigatiestructuur betreft.

 

Op de homepage van het nieuwe intranet stelt een fotocarrousel bovenaan de pagina meteen een aantal van de vele collega’s voor. Naast een ‘Niet te missen’-item en een persoverzicht, is er onder andere ruimte voor dienstmededelingen en meer algemene aankondigingen. In de navigatiebalk bovenaan staan trefwoorden als ‘Personeel’, ‘Werkprocessen’ en ‘Bestuur en Organisatie’. Deze vormen een duidelijke houvast en zetten medewerkers op weg naar de informatie die ze zoeken. Verder is er de rubriek ‘Plezant’, waarin niet strikt -werkgerelateerde onderwerpen worden verzameld. Hierin komen jarigen en jubilarissen aan bod, is er een overzicht van mogelijke personeelskortingen, kom je te weten welke activiteiten de personeelskring organiseert, enzovoort.

 

Het objectief was vooral om het intranet zo interactief en laagdrempelig mogelijk te maken en zo een nauwe betrokkenheid bij iedereen te creëren. Deze doelstelling hebben we op verschillende manieren gerealiseerd. Zo is er de mogelijkheid om zelf een dienstmededeling aan te maken en er op te reageren - een soort microblog,  kun je een zoekertje plaatsen, kunnen medewerkers een forum opstarten, kan iedereen van op elke pagina een aantal acties uitvoeren, zoals bijvoorbeeld correcties melden, kan elke medewerker zijn eigen foto opladen op zijn persoonlijke profielpagina en nog veel meer. Ook het zoeken van persoonsinformatie is een stuk handiger en prettiger geworden door de "Wie is wie"-toepassing, een soort provinciaal smoelenboek.

 

Verder is er nu per departement een verantwoordelijke voor het aanleveren en up-to-date houden van de informatie. Niet alleen responsabiliseren we op die manieren de verschillende diensten, we kunnen zo ook korter op de informatie-bal spelen.

 

De statistieken achter het nieuwe intranet zijn in ieder geval erg positief. Gedurende de eerste twee dagen in zijn bestaan kreeg het nieuwe intranet reeds 16 516 bezoeken, die tezamen 89 019 geconsulteerde intranetpagina's opleverden.

 

Meer informatie: Anja Neels, Communicatieverantwoordelijke, Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen, 03 240 51 01, anja.neels@admin.provant.be 

Datum van het bericht: maandag 13 september 2010